Activités à déclarer Activités externes

Le terme « représentant » signifie ici tout stagiaire ou représentant exerçant des activités dans une discipline ou une catégorie de discipline encadrée par la Loi sur la distribution de produits et services financiers Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, RLRQ, c. D-9.2 (la « LDPSF »).

Le terme « cabinet » est utilisé dans le seul but d’alléger le texte. Ce terme vise tous les inscrits, incluant les sociétés autonomes et les représentants autonomes.

Le Règlement sur l’exercice des activités des représentants Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre prévoit les règles relatives à l’exercice d’une activité externe.

Il est de la responsabilité du cabinet de bien connaître les obligations des représentants qui lui sont rattachés.

Pour les obligations applicables aux représentants, veuillez consulter cette page.

Obligations applicables au cabinet

Obligation générale

Les règles découlent de l’obligation générale du cabinet de veiller à la discipline des représentants et de s’assurer qu’ils se conforment à la LDPSF Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre et à ses règlements.

Pour satisfaire à cette obligation générale, une bonne pratique consiste à mettre en place un programme de conformité (voir le Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits (pdf - 25 Mo)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1er juin 2021) qui comprend :

  • Des politiques d’embauche incluant des questions sur les activités externes;
  • Des rencontres de suivi annuelles servant à revoir la situation;
  • Une formation annuelle en matière de conformité en général.
Information importante

L’obligation générale ne s’applique pas au représentant autonome.

Fin de l'information importante

Obligation de tenir un dossier

Un cabinet a l’obligation de tenir un dossier sur les activités externes exercées par des représentants qui lui sont rattachés. Ce dossier doit notamment contenir les éléments suivants, pour chacune des activités externes exercées :

  • La description de l’activité externe du représentant;
  • La déclaration écrite de l’activité externe transmise par le représentant au cabinet (non-applicable au représentant autonome);
  • La date de début et, si elle est connue, la date de cessation de l’activité externe;
  • Les actions prises par le cabinet, le cas échéant, pour s’assurer que le représentant se conforme à la LDPSF et à ses règlements.

Ce dossier doit être conservé pour une période d’au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le représentant cesse d’être rattaché au cabinet ou d’agir à titre de représentant autonome.

Une activité externe déclarée avant le 2 décembre 2023 n’a pas à être déclarée à nouveau à l’Autorité. Le cabinet doit toutefois tenir un dossier sur cette activité et y déposer les formulaires signés par son dirigeant responsable au moment de cette déclaration.

Le représentant doit déclarer ses activités externes lorsqu’il change de cabinet, même s’il les avait déjà déclarées auprès d’un autre cabinet ou de l’Autorité auparavant.

Outil d'analyse

Une bonne pratique consiste à documenter au dossier :

  • Les vérifications effectuées;
  • Le résultat de l’analyse de la situation;
  • Le suivi des correctifs, le cas échéant;
  • La décision (autorisation ou refus) relativement à l’exercice de l’activité externe.

Parmi les activités externes qu’il doit déclarer à son cabinet, le représentant est tenu de déclarer à l’Autorité seulement les activités suivantes :

Un outil pour vous aider

L’Autorité a produit un outil (pdf - 579 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 2 décembre 2023 pour aider le cabinet à s'assurer du respect des obligations réglementaires relatives aux activités externes des représentants.

Afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités du formulaire, il est préférable de télécharger le fichier PDF.

L’outil n’a pas à être transmis à l’Autorité. Une fois rempli, il peut être déposé au dossier sur les activités externes du représentant pour documenter les actions prises par le cabinet pour s’assurer que le représentant se conforme à la LDPSF et à ses règlements.

Obligations du représentant relatives à l’exercice d’une activité externe

Il appartient au représentant de déclarer par écrit son activité externe au cabinet. Le cabinet ne sera pas tenu responsable du fait que le représentant n’a pas déclaré son activité. Sa responsabilité concerne plutôt la mise en place d’actions visant à s’assurer que le représentant se conforme à la LDPSF et à ses règlements.

Pour en savoir plus sur les obligations du représentant, veuillez consulter cette page.