Dirigeant responsable et représentant autonome

Le terme « cabinet » a été utilisé pour alléger le texte. Les informations contenues dans cette page s'appliquent également aux sociétés autonomes.

Le dirigeant responsable d’un cabinet veille à ce que ses représentants et ses employés agissent conformément à la LDPSF et à ses règlements.

Les responsabilités assumées par le dirigeant responsable requièrent un degré supérieur de professionnalisme et de compétences puisque cette fonction est garante de la conformité au sein du cabinet et, par conséquent, de la protection du public. Toute personne désirant agir à titre de dirigeant responsable doit préalablement lire le Guide sur la gouvernance et la conformité (pdf - 25 Mo)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1er juin 2021.

Conformité

Bien que la conformité soit la responsabilité de tous dans un cabinet, le dirigeant responsable doit y porter une attention particulière. Le dirigeant responsable peut être la personne principalement en charge de la conformité au sein du cabinet ou le cabinet pourrait choisir de désigner un dirigeant chargé de la conformité. Qu’il s’agisse du dirigeant responsable ou du dirigeant chargé de la conformité, cette personne devrait avoir pour mandat de veiller aux éléments suivants :

Mandat

  • établir, maintenir et réviser périodiquement les politiques et procédures de conformité;
  • appliquer ces politiques et procédures;
  • effectuer des suivis plus stricts en cas de lacunes importantes;
  • porter dès que possible à la connaissance de la haute direction ou du conseil d’administration les lacunes qui présentent un risque important pour le cabinet, notamment celles qui sont récurrentes ou qui sont de nature à causer préjudice au client;
  • présenter à la haute direction ou au conseil d’administration un rapport annuel sur la conformité des activités du cabinet;
  • s’assurer que le cabinet traite de façon équitable les plaintes qui lui sont formulées.

Le cabinet devrait prévoir le remplacement du dirigeant chargé de la conformité en cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de celui-ci.

Indépendance

Le dirigeant chargé de la conformité du cabinet devrait disposer de l’indépendance, des pouvoirs et des ressources nécessaires pour accomplir son mandat. Il devrait en outre avoir accès à la haute direction ou au conseil d’administration du cabinet pour communiquer une information suffisante et pertinente sur la gestion de la conformité, lorsque nécessaire.

Évaluation des compétences requises pour agir à titre de dirigeant responsable

En assurance, en expertise en règlement de sinistre ou en planification financière

L'évaluation des compétences d'un candidat qui désire agir à titre de dirigeant responsable au sein d'un cabinet se fonde notamment sur les critères suivants :

  • Avoir une expérience et une formation pertinente dans le domaine des services financiers ou de la gestion;
  • Avoir l’autorité fonctionnelle propre à son poste de direction lui permettant d’accomplir son mandat au sein du cabinet;
  • Avoir la capacité à diriger les opérations du cabinet au Québec;
  • Avoir la compétence voulue en matière de conformité et/ou travailler en étroite collaboration avec un service de conformité compétent pour assurer la supervision des activités du cabinet.

Dans l’éventualité où les renseignements transmis à l’Autorité ne permettraient pas de conclure avec certitude qu’un candidat possède toutes les compétences nécessaires afin d’agir à titre de dirigeant responsable, l’Autorité pourrait demander au candidat de compléter et réussir une formation ainsi qu’un examen portant sur des notions de droit et de lois. Dans certains cas, l’Autorité pourrait recommander la nomination d’une autre personne.

En courtage hypothécaire

En plus des critères d’évaluation applicables aux disciplines de l’assurance, de l’expertise en règlement de sinistre et de la planification financière, le candidat désigné à la fonction de dirigeant responsable d’un cabinet inscrit dans la discipline du courtage hypothécaire doit :

  1. Être titulaire d’un certificat l'autorisant à agir dans la discipline du courtage hypothécaire;

  2. Dans les 2 ans précédant la demande d’inscription de cabinet, le représentant doit :

  3. Être conforme aux obligations relatives à la formation continue des dirigeants responsables en courtage hypothécaire. 
FORMATION CONTINUE

Un représentant qui agit comme dirigeant responsable en courtage hypothécaire doit accumuler 6 unités de formation continue (UFC) supplémentaires.

Il ne sera plus autorisé à agir comme tel s’il n’a pas accumulé toutes les UFC requises au terme de la période de référence (24 UFC de représentant + 6 UFC de dirigeant responsable).

S’il cesse d’agir comme dirigeant responsable au cours de la période de référence, il n’est pas tenu d’accumuler les 6 UFC supplémentaires de dirigeant responsable. Toutefois, s’il souhaite à nouveau être autorisé à agir comme tel après la fin de la période de référence, il pourrait être tenu d’accumuler les UFC manquantes :

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Nomination d’un dirigeant responsable

Le cabinet doit transmettre à l’Autorité une résolution du conseil d’administration ou un document signé par ses administrateurs attestant de la nomination de son dirigeant responsable. Afin de respecter cette exigence, le cabinet peut remplir l’Annexe – Nomination des personnes autorisées disponible à la section Formulaires.

Une série de documents à fournir selon la situation du cabinet sont également identifiés à la section Pièces justificatives à transmettre de chacun des formulaires.

Le représentant autonome veille à la discipline de ses stagiaires et employés, il s’assure qu’ils agissent conformément à la LDPSF et à ses règlements.

Il doit traiter de façon équitable les plaintes qui lui sont formulées. Consultez la page Traitement des plaintes pour en savoir davantage.

Conditions de certification pour exercer ses activités à titre de représentant autonome.

En assurance ou en planification financière

Le détenteur d’un certificat délivré par l’Autorité n’a aucune autre exigence à rencontrer pour être inscrit comme représentant autonome.

En expertise en règlement de sinistres

Le représentant doit avoir agi à titre d’employé d’un cabinet ou d’une société autonome dans la discipline de l’expertise en règlement de sinistres pendant au moins 5 des 7 années précédant la date de sa demande d’inscription. Consulter le Règlement Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre

En courtage hypothécaire

Le représentant doit :

  1. Être titulaire d’un certificat l'autorisant à agir dans la discipline du courtage hypothécaire;

  2. Dans les 2 ans précédant la demande d’inscription de représentant autonome, le représentant doit:

  3. Compléter, par la suite, le programme de formation continue prévu. Consultez la page UFC Unités de formation continue pour en savoir davantage.
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