Compte séparé
Le terme « cabinet » a été utilisé pour alléger le texte. Les informations contenues dans cette page s'appliquent également aux représentants autonomes et aux sociétés autonomes.
Le cabinet qui reçoit ou perçoit des sommes pour le compte d’autrui doit maintenir un compte séparé dans lequel ces sommes sont déposées. Le compte séparé doit être ouvert auprès d’une institution de dépôts. Il doit être distinct des autres comptes du cabinet.
Les sommes qui doivent être déposées au compte séparé sont celles qui sont confiées au cabinet mais destinées à un tiers, par exemple :
- Les primes perçues pour le compte d’un assureur;
- L’indemnité destinée à un assuré;
- Le paiement des fournisseurs impliqués dans le règlement d’un sinistre;
- Les avances sur la rémunération exigées à un client;
- Le paiement des taxes perçues par le cabinet et dues aux autorités gouvernementale ;
- Le remboursement de prime dû à un client;
- En courtage hypothécaire, la commission versée par un prêteur mais due à un tiers.
Le compte séparé ne peut par exemple être utilisé pour payer les dépenses courantes du cabinet tel que les salaires, le loyer ou le matériel de bureau, et ce, même si le cabinet a des difficultés financières. Ces dépenses doivent être payées à partir des autres comptes du cabinet. De plus, le solde du compte séparé ne doit jamais être déficitaire.
L’exigence de maintenir un compte séparé a pour but d’assurer la protection du consommateur afin que les sommes détenues ne soient pas confondues avec les avoirs du cabinet.
Il est important que les sommes d’argent ainsi perçues ou reçues soient déposées sans délai dans le compte séparé.
Le cabinet doit, au moment de son inscription, remplir une déclaration concernant le compte séparé selon sa situation. Le cabinet qui a l’intention de percevoir ou recevoir des sommes pour le compte d’autrui dans le cadre de ses activités doit remplir l’annexe d’ouverture de compte séparé (pdf - 257 Ko)
Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 19 avril 2023. Si ce n’est pas le cas, il doit remplir l’annexe d’absence de compte séparé (pdf - 598 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 27 juin 2023.
Il doit par la suite aviser l’Autorité de tout changement apporté à sa déclaration dans les 30 jours suivant ce changement. Le cabinet doit alors remplir le formulaire « Changement au dossier » et faire parvenir l’une des annexes suivantes :
- Annexe d’ouverture de compte séparé (pdf - 257 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 19 avril 2023
- Annexe d’absence de compte séparé (pdf - 598 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 27 juin 2023
- Annexe de mise à jour de compte séparé (pdf - 294 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 13 janvier 2015
Pour plus de renseignements au sujet des bonnes pratiques en matière de tenue de livres et de gestion du compte séparé, consultez le Guide sur la gouvernance et la conformité (pdf - 25 Mo)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1er juin 2021.
Assermentation
Pour connaître le nom des personnes nommées par le ministre de la Justice pour faire prêter serment, consultez le Registre des commissaires à l’assermentation Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.
En plus des commissaires à l’assermentation, plusieurs personnes, en raison de leur fonction (avocat, notaire, maire, conseiller municipal, etc.), peuvent recevoir un serment. Le nom de ces personnes ne figure pas au registre. Pour une liste complète des personnes autorisées à faire prêter serment, consultez les articles 219 et 220 de la Loi sur les tribunaux judiciaires Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.
Consultez ce document Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre produit par le ministère de la Justice pour connaître les exigences à respecter pour une assermentation à distance.
Registre relatif au compte séparé
Le cabinet qui reçoit ou perçoit des sommes pour le compte d’autrui doit maintenir un registre relatif au compte séparé.
Le registre sert à identifier et justifier les dépôts et les retraits qui sont effectués au compte séparé. Il doit contenir les informations suivantes :
- le nom du client;
- le numéro ou une façon d’identifier le contrat en regard duquel la somme est reçue ou perçue;
- le montant de la somme reçue ou perçue;
- l’objet de la transaction;
- le nom du représentant impliqué dans la transaction.
Le registre tenu par un cabinet qui reçoit ou perçoit des sommes dans le cadre de ses activités de courtage hypothécaire doit de plus indiquer la date du dépôt ou du retrait au compte séparé ainsi que le nom du bénéficiaire de la somme payée ou versée.
Comptabilité du compte séparé
La comptabilité du compte séparé doit être distincte et séparée de la comptabilité générale. Les livres ou registres comptables doivent contenir la comptabilité de toute somme déposée dans le compte séparé ainsi que toute somme payée ou versée à même le compte séparé.
Exigences applicables aux sommes reçues ou perçues dans le cadre d’activités de courtage hypothécaire
Émission d’un reçu. Le cabinet qui exerce des activités de courtage hypothécaire doit remettre à la personne de qui il reçoit ou perçoit une somme pour le compte d’autrui un reçu qui contient les mentions suivantes :
- La date à laquelle la somme été reçue ou perçue;
- La somme reçue ou perçue;
- Les fins pour lesquelles la somme est reçue ou perçue;
- Le nom de la personne de qui elle est reçue ou perçue;
- Le nom du courtier hypothécaire impliqué dans la transaction;
- La date du reçu et le nom de la personne qui signe le reçu.
De plus, le reçu doit mentionner que la somme reçue ou perçue a été ou sera déposée dans le compte séparé du cabinet et être signé par une personne autorisée par le cabinet.
Les retraits effectués au compte séparé doivent être effectués par virement, chèque ou autre lettre de change. Ils ne peuvent être faits en argent comptant.