Maintien de l'inscription Cabinets, sociétés autonomes

Effectuer son maintien d’inscription, c’est obligatoire!

Le terme « cabinet » a été utilisé pour alléger le texte. Les informations contenues dans cette page s'appliquent également aux sociétés autonomes.

Le cabinet a l’obligation de maintenir annuellement son inscription en transmettant à l’Autorité la mise à jour des renseignements en lien avec son inscription (article 10 Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre du Règlement relatif à l'inscription d'un cabinet, d'un représentant autonome et d'une société autonome).

Contrairement au certificat de représentant, l'inscription d’un cabinet ne comporte pas de date d'échéance. Elle est valide tant qu'elle n'a pas été radiée, suspendue ou assortie de certaines restrictions conformément à l’article 8 Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre du Règlement relatif à l'inscription d'un cabinet, d'un représentant autonome et d'une société autonome.

Le maintien de l'inscription n’est donc pas un renouvellement. Il vise plutôt à vérifier si le cabinet satisfait toujours aux différentes exigences de l'inscription.

Processus du maintien de l'inscription

1- Envoi d’un avis préliminaire - 30 jours avant la date de maintien

L’Autorité envoie un avis préliminaire au cabinet qui inclut :

  • Une liste des représentants rattachés au cabinet en vue de la facturation du prochain maintien;
  • Une annexe des liens d'affaires regroupés par types de liens;
  • Une liste des espaces numériques déclarés.

Le cabinet doit vérifier l’information.

  • Si l’information est exacte, le cabinet n’a aucune action à poser pour l’instant.
  • Si des modifications sont nécessaires (retrait de représentant et/ou modifications aux liens d’affaires et/ou modifications aux espaces numériques), le cabinet doit apporter les correctifs selon les procédures suivantes.   

Retrait de représentants qui ne sont plus rattachés au cabinet

Si votre cabinet est inscrit aux services en ligne de l’Autorité (SEL) :

  1. Accédez aux SEL;
  2. Sélectionnez l’onglet « Assurance, pl. fin. et courtage hypothécaire » dans le menu principal;
  3. Sélectionnez la rubrique « Gérer les représentants », puis cliquez sur « Retrait des représentants » et suivez les étapes affichées. 

Si votre cabinet n’est pas inscrit aux services en ligne de l’Autorité (SEL) :

Vous devez remplir le formulaire papier Retrait de représentant (pdf - 420 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 17 octobre 2023, disponible sur le site Web de l’Autorité, et nous le faire parvenir à l’adresse qui y est indiquée.

Les demandes transmises en format papier doivent être reçues par l’Autorité au moins 5 jours ouvrables avant la date de facturation du maintien d’inscription afin que le traitement des retraits de représentants soit assuré avant l’émission de votre facture. 

Avertissement

Obligation réglementaire

Vous devez aviser l’Autorité immédiatement lorsque vous mettez fin à vos engagements avec un représentant (Loi sur la distribution de produits et services financiers, RLRQ, c. D-9.2, art. 104 Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre et 144 Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre).

Fin de l'avertissment

Mise à jour des liens d'affaires

Si votre cabinet est inscrit aux services en ligne de l’Autorité (SEL) :

  1. Accédez aux SEL;
  2. Sélectionnez l’onglet « Dossier client » dans le menu principal;
  3. Sélectionnez la rubrique « Gestion des liens d’affaires » et faites les modifications nécessaires;
  4. Une fois la saisie terminée, cliquez sur « Valider », puis sur « Prochaine étape » pour transmettre votre demande.

Si votre cabinet n’est pas inscrit aux services en ligne de l’Autorité (SEL) :

Vous devez remplir le formulaire papier Gestion des liens d’affaires (pdf - 384 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1er janvier 2024Gestion des liens d'affaires - Cabinet / Société autonome / Représentant autonome, disponible sur le site Web de l’Autorité, et nous le faire parvenir à l’adresse qui y est indiquée.

Avertissement

Obligation réglementaire

Vous devez aviser l’Autorité de tout changement de circonstances affectant la véracité des renseignements et documents fournis dans un délai de 30 jours suivant un tel changement (Règlement relatif à l’inscription d’un cabinet, d’un représentant autonome et d’une société autonome Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, RLRQ, c. D-9.2, r. 15, art. 9). 

Fin de l'avertissment

Mise à jour des espaces numériques

Si votre cabinet est inscrit aux services en ligne de l’Autorité (SEL) :

  1. Accédez aux SEL;
  2. Sélectionnez l’onglet « Assurance, planification financière et courtage hypothécaire » dans le menu principal;
  3. Sélectionnez la rubrique « Espaces numériques (offre par Internet) », faites les modifications nécessaires et suivez les étapes affichées;
  4. Une fois la saisie terminée, cliquez sur « Transmettre ».

Si votre cabinet n’est pas inscrit aux services en ligne de l’Autorité (SEL) :

Vous devez remplir le formulaire papier Offre par Internet, disponible sur le site Web de l’Autorité, et nous le faire parvenir à l’adresse qui y est indiquée.

Avertissement

Obligation réglementaire

Vous devez aviser l’Autorité de tout changement de circonstances affectant la véracité des renseignements et documents fournis dans un délai de 30 jours suivant un tel changement (Règlement sur les modes alternatifs de distribution, Loi sur les assureurs ((2018, chapitre 23, article 3); a. 485 par. 1o) et Loi sur la distribution de produits et services financiers (chapitre D-9.2, a. 202.2, 223 par. 5o, 8o, 12o, 13.1o et 15o, 440 et 443)).

Fin de l'avertissment

2- Envoi des documents de maintien au cabinet (quelques jours suivant la date de maintien)

L’Autorité envoie au cabinet les documents de maintien suivants par les SEL ou par la poste :

La facture produite en date de votre maintien est finale et doit être acquittée au complet. Aucune modification ou ajustement ne peut être effectué.   

3- Transmission par le cabinet des documents de maintien à l’Autorité

Vous avez 45 jours à compter de la date de réception de vos documents de maintien d’inscription pour :  

  1. Payer votre facture de maintien d’inscription;
  2. Faire parvenir votre demande de maintien d’inscription accompagnée des pièces justificatives requises.  

Transmission de votre maintien d'inscription

Si votre cabinet est inscrit aux services en ligne de l’Autorité (SEL) :

  1. Paiement de la facture
    Vous pouvez payer votre facture avant de transmettre votre demande (menu « Dossier client – État de compte – Paiement »). Sinon, vous serez invité à le faire lors de la transmission de votre demande.
     
  2. Annexe Déclaration des dirigeants et des administrateurs ou associés
    1. Imprimer l’annexe ci-jointe;
    2. Faire remplir une copie par chacun des dirigeants, administrateurs ou associés;
    3. Numériser chacune des copies.
       
  3. Formulaire de maintien d’inscription
    1. Répondre aux questions directement dans les SEL (menu « Assurance, planification financière ou en courtage hypothécaire – Inscription – Maintien »);
    2. Joindre les copies électroniques de l’annexe (étape des pièces justificatives);
    3. Faire le paiement s’il n’a pas déjà été fait;
    4. Imprimer une copie de votre demande;
    5. Transmettre la demande.
       
  4. Liens d’affaires
    1. Déclarer les liens d’affaires directement dans les SEL (menu « Dossier client – Gestion des liens d’affaires »);
    2. Assurez-vous de déclarer vos actionnaires et les entreprises avec qui vous avez des ententes directes (vous référer aux indications sur votre demande de maintien d’inscription);
    3. Transmettre la demande (vous devez cliquer sur « Valider », puis sur « Prochaine étape »). 

Si votre cabinet n'est pas inscrit aux services en ligne de l’Autorité (SEL) :

  1. Paiement de la facture
    Vous pouvez payer votre facture avant de nous envoyer vos documents en remplissant le formulaire de paiement ci joint et en nous le retournant par la poste.
     
  2. Annexe Déclaration des dirigeants et des administrateurs ou associés
    1. Faire des copies de l’annexe ci-jointe;
    2. Faire remplir une copie par chacun des dirigeants, administrateurs ou associés;
    3. Joindre ces copies au formulaire de maintien.
       
  3. Formulaire de maintien d’inscription
    1. Répondre aux questions du formulaire ci-joint;
    2. Vous devez répondre à toutes les questions de la déclaration générale et des déclarations relatives aux disciplines pour lesquelles votre entreprise détient une inscription, même si aucune activité n’a été exercée dans l’année;
    3. Garder une copie et poster l’original;
    4. Joindre votre paiement, s’il n’a pas déjà été fait.
       
  4. Liens d’affaires
    1. Imprimer une copie du formulaire Gestion des liens d’affaires (pdf - 384 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1er janvier 2024Gestion des liens d'affaires - Cabinet / Société autonome / Représentant autonome, disponible sur notre site Web;
    2. Remplir les sections du formulaire pour lesquelles vous devez déclarer des liens d’affaires;
    3. Assurez-vous de déclarer vos actionnaires et les entreprises avec qui vous avez des ententes directes (vous référer aux indications sur votre formulaire de maintien d’inscription);
    4. Garder une copie et poster l’original. 

Feuillets d’accompagnement

Des feuillets d’accompagnement sont disponibles pour vous aider à répondre aux questions et à déclarer vos liens d’affaires.

4- Envoi d’une confirmation de réception au cabinet

À la réception de tous les documents de maintien et du paiement complet de la facture, l’Autorité transmet un accusé de réception au cabinet.

Puisque l’inscription est valide jusqu’à la radiation ou la suspension du cabinet, celui-ci est autorisé à poursuivre ses activités dans les disciplines indiquées au Registre.

L'Autorité communique avec le cabinet seulement si des documents sont manquants ou si des ajustements sont requis. Une lettre ou un courriel est alors envoyé au cabinet pour lui demander les documents ou les informations nécessaires au traitement de la demande. Le cabinet doit communiquer avec l’analyste au dossier s’il y a des questions concernant sa demande de maintien.

Lorsque l’analyse du maintien est terminée, aucune confirmation n'est envoyée au cabinet.

Valider le droit de pratique d’un cabinet

Pour toute validation d'inscription, vous devez consulter le Registre des entreprises et des individus autorisés à exercer.

Ce registre permet de vérifier le statut d'une entreprise ou le droit de pratique d'un individu en date du jour courant.

Pour obtenir un document attestant et détaillant l’historique du droit de pratique d’un représentant ou d’un cabinet, vous devez remplir la demande Attestation de droit de pratique – Générale/Hors Québec (pdf - 993 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1er janvier 2024Attestation de droit de pratique - Générale / Hors Québec.

Information importante

Payer une facture

Pour en savoir plus sur le paiement de facture, visitez la page Payer une facture

Fin de l'information importante

Sanctions administratives possibles à l’encontre du cabinet s’il ne transmet pas tous les documents requis

Le cabinet qui ne transmet pas tous ses documents de maintien dûment remplis et/ou ne paie pas sa facture avant la date mentionnée dans son avis s’expose à diverses sanctions administratives.

À cet effet, l’article 115.2 Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre de la Loi sur la distribution de produits et services financiers prévoit que l’Autorité peut suspendre une inscription dans une discipline donnée, l’assortir de restrictions ou de conditions, ou lui imposer une sanction administrative pécuniaire lorsqu’elle estime qu’un cabinet ne respecte pas les dispositions de la Loi ou de ses règlements, ne se conforme pas à une obligation de dépôt de documents ou lorsque la protection du public l’exige.

Par ailleurs, l’Autorité peut également radier une inscription s’il s’agit d’une récidive. 

Information importante

Avez-vous vérifié toutes les informations?

4 précisions pour vous aider dans votre démarche

  1. Le maintien d’inscription vise seulement les activités encadrées par la LDPSF

    L’inscrit répond aux questions du maintien pour ses disciplines en assurances et planification financière pour le Québec seulement. Il doit répondre en fonction de ses activités d’entreprises et non ceux de ses représentants.

  2. Même si l'inscrit n’a exercé aucune activité en cours d’année, l'inscrit doit répondre à toutes les questions de la déclaration (ou des déclarations, le cas échéant).

    La déclaration générale ainsi que les déclarations spécifiques aux disciplines doivent être complétées. Votre maintien sera incomplet tant et aussi longtemps que toutes les réponses requises ne seront pas fournies.

  3. L’annexe Déclaration des dirigeants et des administrateurs ou associés doit être complétée par tous ceux inscrits au Registraire des entreprises (REQ) Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, même pour ceux qui habitent à l’extérieur du Québec

    Cette annexe concerne le dirigeant responsable ou l’associé responsable au Québec, tous les administrateurs, tous les associés et tous les dirigeants.

  4. Tous les liens d’affaires de l’inscrit doivent être déclarés

    Les liens d’affaires de type assureur, agent général, grossiste et autre inscrit permettent de situer l’inscrit dans la chaîne de distribution. L’Autorité s’attend à ce que chaque inscrit déclare au moins l’un de ces liens, ne serait-ce que pour déclarer une entente de partage de commissions, si l’inscrit ne distribue aucun produit.

    Notez que tous les liens d’affaires déjà déclarés, incluant les actionnaires, sont conservés au dossier de l’inscrit. Ils n’auront pas à être déclarés à nouveau lors du prochain maintien d’inscription. Par ailleurs, la ou les déclarations des liens d’affaires de l’inscrit doit être mise à jour dans les 30 jours suivant un changement.

Fin de l'information importante

Références

Feuillets d’accompagnement