Pendant la période probatoire, l’AMF s’attend à ce que le superviseur guide le stagiaire, l’aide à développer ses compétences et s’assure que ses actes professionnels sont réalisés correctement.

Vous devez accompagner le stagiaire dans un vrai contexte de travail et l’aider à prendre progressivement en charge des tâches réservées aux représentants, tout en assurant une supervision suffisante pour protéger les clients.

Pendant la période probatoire : 

  • vous êtes responsable des actes professionnels accomplis par le stagiaire; 
  • vous devez présenter au stagiaire les objectifs de la période probatoire; 
  • vous devez constituer un dossier-stagiaire;
  • vous devez déterminer ses tâches et les délais à respecter; 
  • vous devez réviser son travail au moins une fois par semaine; 
  • vous devez consigner les rencontres, les tâches et la progression du stagiaire; 
  • vous devez assurer une supervision continue, même à distance; 
  • vous devez informer l’employeur si la période probatoire doit être modifiée ou annulée.

Sur cette page :

Votre rôle en tant que superviseur pendant la période probatoire

Pendant la période probatoire, vous devez guider le stagiaire dans l’acquisition et la consolidation des compétences liées à sa discipline ou à sa catégorie de discipline. 

Vous devez aussi l’accompagner dans le développement de ses savoir-être, comme : 

  • les habiletés sociales; 
  • les comportements professionnels; 
  • les attitudes à adopter avec les clients. 

Le début de la période probatoire peut comprendre une phase d’observation, de formation aux produits, d’apprentissage des systèmes et de familiarisation avec le travail. 

Par la suite, le stagiaire doit progressivement prendre en charge des tâches réservées aux représentants. À la fin de la période probatoire, il devrait être capable de traiter de façon compétente et autonome des dossiers habituellement confiés en début de carrière.

Vos obligations et responsabilités comme superviseur

Pendant la période probatoire, vous êtes responsable des actes professionnels accomplis par le stagiaire. La supervision vise à éviter les erreurs ou les oublis de la part du stagiaire.

Vous devez commencer la période probatoire par une rencontre avec le stagiaire afin de :

  • présenter les objectifs de la période probatoire;
  • expliquer vos tâches respectives;
  • présenter les compétences à développer.

Vous devez aussi :

  • déterminer les tâches que le stagiaire devra accomplir;
  • préciser les délais à respecter;
  • évaluer et réviser les tâches accomplies par le stagiaire au moins une fois par semaine;
  • constituer un dossier pour chaque stagiaire;
  • permettre au stagiaire d’exercer progressivement des activités réservées à un représentant en début de carrière.

Enfin, vous devez vous assurer que le stagiaire :

  • respecte les lois, les règles déontologiques et les règles d’éthique professionnelle;
  • possède les connaissances, les habiletés, les attitudes et les comportements attendus;
  • respecte le nombre maximal d’heures par semaine;
  • respecte la durée minimale de la période probatoire.

Information importante

Le stagiaire a aussi des responsabilités pendant la période probatoire. Consultez la section Stagiaire pour connaître les obligations qui lui sont propres.

Actes à poser par le superviseur selon la discipline

Vos responsabilités précises varient selon la discipline ou la catégorie de discipline du stagiaire.

Assurance de personnes

Vous devez :

  • approuver les produits et services avant qu’ils soient proposés au client par le stagiaire; 
  • consigner cette approbation dans le dossier du client; 
  • contresigner, s’il y a lieu, toute proposition ou tout formulaire, notamment les avis aux fins de remplacement.

Assurance collective de personnes

Vous devez :

  • approuver les produits et services avant qu’ils soient proposés au client par le stagiaire; 
  • consigner cette approbation dans le dossier du client; 
  • contresigner, s’il y a lieu, toute proposition ou tout formulaire, notamment les avis aux fins de remplacement; 
  • évaluer l’étude de cas réalisée par le stagiaire.

Assurance de dommages des particuliers

Après la vente de produits ou services par le stagiaire, vous devez :

  • réviser son travail; 
  • consigner cette révision dans le dossier du client le prochain jour ouvrable.

Assurance de dommages des entreprises

Vous devez :

  • approuver les produits, couvertures ou garanties avant que le stagiaire les propose au client;
  • consigner cette approbation dans le dossier du client;
  • contresigner, s’il y a lieu, toute proposition ou tout formulaire, notamment les avis aux fins de remplacement.

Expertise en règlement de sinistres

Vous devez :

  • vérifier les informations recueillies par le stagiaire;
  • approuver les éléments liés à l’enquête sur un sinistre, à l’estimation des dommages ou à la négociation d’un règlement; 
  • consigner cette approbation dans le dossier du client; 
  • assister le stagiaire lorsqu’il présente ces éléments à l’assuré; 
  • permettre au stagiaire d’assister à la négociation du règlement.

Courtage hypothécaire

Vous devez :

  • approuver le prêt proposé et toute autre recommandation liée à l’opération de courtage hypothécaire avant qu’ils soient présentés au client;
  • approuver la demande de prêt avant qu’elle soit transmise au prêteur;
  • consigner ces approbations dans le dossier du client.
Information importante

Le stagiaire doit aussi poser certains actes professionnels pendant la période probatoire. Consultez la section Actes professionnels autorisés pour le stagiaire pour connaître les actes qui le concernent.

Fin de l'information importante

Contenu du dossier stagiaire

Vous devez constituer un dossier pour chaque stagiaire.

Ce dossier démontre la qualité de l’encadrement offert par le superviseur et l’employeur. Le dossier-stagiaire doit être conservé pendant cinq ans par l’employeur. 

Il doit contenir notamment :

  • la liste des tâches que le stagiaire doit effectuer chaque semaine couvrant les activités d’un représentant dans la discipline ou la catégorie visée; 
  • le temps prévu pour chaque tâche; 
  • les heures travaillées dans chaque discipline ou catégorie de discipline;
  • les annotations sur la progression de ses apprentissages;
  • le résumé des rencontres entre le superviseur et le stagiaire; 
  • la liste des dossiers traités par le stagiaire; 
  • s’il y a lieu, les justifications et les mesures compensatoires prises au cas où le stagiaire ne puisse exercer l’ensemble des activités réservées aux représentants; 
  • en assurance collective de personnes, l’étude de cas sur le processus d’élaboration d’une recommandation et de mise en place d’un régime d’assurance collective ou de rentes collectives. 

Modèles de dossier-stagiaire par discipline

L’AMF met à votre disposition des modèles de dossier-stagiaire propres à chaque discipline :

Superviser un stagiaire à distance

Il est possible de superviser un stagiaire à distance pendant la période probatoire. Toutefois, les obligations du superviseur et du stagiaire demeurent les mêmes que lorsque la supervision se fait en personne.

La supervision à distance doit vous permettre d’encadrer le stagiaire, de réviser son travail, de suivre sa progression et de vous assurer que les actes professionnels sont posés dans le respect des exigences de l’AMF.

Vous devez notamment : 

  • indiquer clairement dans le dossier du stagiaire que la supervision a été faite à distance; 
  • superviser le stagiaire lorsqu’il accomplit les actes professionnels exigés; 
  • conserver les preuves des rencontres avec le stagiaire, qu’elles soient faites en personne, par téléphone ou par vidéoconférence;
  • conserver les preuves que le travail du stagiaire a été révisé;
  • conserver les preuves que vous avez supervisé la collecte d’information, lorsque cela s’applique;
  • évaluer et réviser les tâches accomplies par le stagiaire au moins une fois par semaine;
  • consigner les tâches effectuées par le stagiaire dans son dossier;
  • ajouter au dossier-stagiaire un résumé des rencontres et des annotations qui démontrent sa progression pendant la période probatoire.

L’AMF pourrait demander ces preuves, notamment lors d’une inspection.

Avertissement

L’AMF considère qu’une supervision efficace ne peut pas reposer uniquement sur des résumés de rencontres préparés par le stagiaire. 

Comme superviseur, vous devez être en mesure de vérifier le travail réalisé, d’apprécier la qualité des interventions du stagiaire et de consigner vos suivis dans le dossier-stagiaire.

Fin de l'avertissement

Approbations à distance

Vous pouvez procéder à vos approbations de façon électronique. Avant d’approuver une proposition ou une recommandation du stagiaire, vous devez toutefois avoir consulté :

  • l’ensemble du dossier client; 
  • la proposition ou la recommandation suggérée par le stagiaire; 
  • les renseignements nécessaires pour évaluer la qualité du travail effectué. 

Si le système informatique le permet, l’approbation peut être faite directement dans le dossier du client. Elle peut aussi être faite par :

  • un échange courriel clair et détaillé; 
  • l’enregistrement d’une conversation entre vous et le stagiaire; 
  • une signature électronique.

Peu importe le moyen utilisé, une trace de votre approbation doit être conservée dans le dossier client et être accessible sur demande.

Rencontres et suivi du stagiaire

Les rencontres à distance sont possibles, notamment par téléphone ou par vidéoconférence. Toutefois, elles doivent vous permettre d’avoir accès aux dossiers des clients et d’évaluer réellement la qualité des tâches effectuées par le stagiaire.

Vous devez évaluer et réviser les tâches du stagiaire au moins une fois par semaine. Une supervision plus étroite doit être faite si vous jugez que la situation l’exige.

Étude de cas en assurance collective

En assurance collective de personnes, le stagiaire doit réaliser une étude de cas pour chaque catégorie de discipline choisie.

Cette étude de cas permet de valider sa compréhension du processus d’élaboration d’une recommandation.

L’AMF propose des modèles d’étude de cas pour les superviseurs et les stagiaires :

  • Étude de cas, régimes d’assurance collective de personnes;
  • Étude de cas, régimes de rentes collectives.

Le corrigé des études de cas, intitulé Solutions, est confidentiel. Il est offert aux superviseurs sur demande écrite auprès de l’AMF. Pour l’obtenir, vous devez soumettre une Autre demande - Qualification par les services en ligne.

Que faire en cas de vacances ou d’absence?

Si vous prenez des vacances ou êtes temporairement indisponible, votre stagiaire doit cesser de poser des actes professionnels réservés si l’employeur n’a désigné aucun autre superviseur pour assurer la continuité de la supervision. 

Si un changement de supervision est nécessaire, l’employeur doit transmettre une Demande d’ajout ou de retrait de superviseur (pdf - 878 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 14 septembre 2026Demande d’ajout et de retrait de superviseur avant le changement. 

Le stagiaire peut aussi prendre des vacances ou des journées de maladie sans informer l’AMF. Toutefois, ces absences, y compris les jours fériés, ne comptent pas dans les heures exigées pour la période probatoire. 

Pendant ses absences, le stagiaire ne peut pas poser d’actes professionnels réservés.

Si le stagiaire ne peut pas effectuer les heures exigées avant la durée maximale en raison de ses absences ou des vôtres, l’employeur doit déposer une Demande d’annulation de la période probatoire (pdf - 764 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 14 septembre 2026Demande d’annulation de période probatoire. 

La période probatoire ne peut pas être prolongée au-delà de la durée maximale prévue.

Comment modifier ou annuler une période probatoire?

Si la date de début de la période probatoire doit être modifiée, l’employeur doit : 

  1. annuler la période probatoire; 
  2. déposer une nouvelle demande d’autorisation;
  3. indiquer la nouvelle date de début. 

La période probatoire ne peut pas être prolongée au-delà de la durée maximale établie. 

Vous avez aussi, avec l’employeur, la responsabilité de mettre fin à la période probatoire si vous constatez que le stagiaire ne pourra pas remplir les critères pour obtenir son certificat de représentant. 

Par exemple, si le stagiaire ne peut pas faire le nombre d’heures exigé avant la durée maximale, l’employeur doit déposer une Demande d’annulation de la période probatoire (pdf - 764 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 14 septembre 2026Demande d’annulation de période probatoire. 

L’AMF doit être informée dans les cinq jours dans les cas où la durée ne peut pas être respectée ou lorsqu’un stagiaire abandonne la période probatoire.

Vous ne devez pas annuler une période probatoire uniquement à cause d’une simple erreur de parcours. La période probatoire est une étape d’apprentissage. Le stagiaire doit avoir la possibilité de développer ses compétences. 

Vous devez évaluer la gravité de la situation et son effet sur votre recommandation finale. Vous devez aussi prendre les mesures nécessaires pour orienter et encadrer le stagiaire. 

Si une ou plusieurs situations vous mènent à ne pas recommander la réussite de la période probatoire, vous devez transmettre une recommandation négative. Consultez la section Stagiaire - Échec et reprise de la période probatoire pour connaitre les situations.

Le fait de ne pas atteindre les objectifs de vente fixés par un employeur ne constitue pas un motif valable pour refuser de recommander la réussite de la période probatoire.

Information importante

Liste de vérification pendant la période probatoire

Pendant la période probatoire, assurez-vous de :

  • rencontrer le stagiaire au début de la période; 
  • présenter les objectifs et les compétences à développer; 
  • déterminer les tâches à accomplir; 
  • réviser le travail au moins une fois par semaine; 
  • consigner les rencontres et les suivis; 
  • constituer un dossier-stagiaire complet; 
  • conserver les preuves de supervision; 
  • consigner vos approbations dans les dossiers clients; 
  • assurer une supervision continue; 
  • agir rapidement si une absence ou un changement de supervision survient.
Fin de l'information importante

Questions fréquentes

Est-ce que je suis responsable de superviser les actes professionnels du stagiaire? 

Oui. Pendant la période probatoire, vous êtes responsable de superviser les actes professionnels accomplis par le stagiaire. 

À quelle fréquence dois-je réviser le travail du stagiaire? 

Vous devez évaluer et réviser les tâches accomplies par le stagiaire au moins une fois par semaine. 

Est-ce que la supervision à distance est permise? 

Oui. Elle est permise si elle permet au stagiaire et au superviseur de respecter leurs obligations. 

Que faire si je suis en vacances ou indisponible? 

Si aucun autre superviseur n’est désigné, le stagiaire doit cesser de poser des actes professionnels réservés. 

Est-ce que je peux annuler la période probatoire après une erreur du stagiaire? 

Pas uniquement pour une simple erreur de parcours. Vous devez évaluer la gravité de la situation, encadrer le stagiaire et déterminer l’effet sur votre recommandation.