Pour faire une demande d’autorisation de période probatoire par les services en ligne, le stagiaire, le superviseur et l’employeur doivent être inscrits aux services en ligne de l’Autorité. Dans les services en ligne, la demande d’autorisation de la période probatoire se trouve dans l'onglet « Assurance, pl. fin. et courtage hypothécaire > période probatoire > Autorisation ».

Une fois la demande complétée par l’employeur, le stagiaire sera invité à remplir la déclaration du postulant. L’Autorité confirmera par la suite la date de début de la période probatoire lors de l’envoi du certificat probatoire.

La demande d’autorisation de la période probatoire (pdf - 384 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1^er janvier 2024Autorisation de période probatoire, changement de superviseur, prolongation du certificat probatoire et ajout de vacances du stagiaire doit être faite par le cabinet, la société autonome ou par le superviseur s’il est un représentant autonome.

Les activités de représentant sont réglementées par l’Autorité qui peut délivrer un certificat probatoire à un stagiaire lorsqu’une demande d’autorisation est approuvée. Il confère au stagiaire le titre de stagiaire pour la durée de la période probatoire. Les actes professionnels de ce dernier sont encadrés par un superviseur autorisé.

De plus, pendant la validité du certificat probatoire, les actes du stagiaire sont couverts par l’assurance responsabilité professionnelle de l’employeur, ainsi que par le Fonds d’indemnisation des services financiers. Le certificat probatoire délivré par l’Autorité permet d’assurer la protection du consommateur en lui permettant d’être indemnisé s’il subit un préjudice en raison d’erreurs, d’oublis, de fraudes ou d’un détournement de fonds survenus par la faute du stagiaire.

Pendant la durée de la période probatoire, le nom du stagiaire et celui de l’employeur apparaissent dans le Registre des entreprises et des individus autorisés à exercer. Il est important de vérifier au registre pour s’assurer que le nom du stagiaire y apparaît. S’il n’apparaît pas, vous devez téléphoner à l’Autorité au plus tôt.

La période probatoire débute à la date indiquée sur le certificat probatoire. La période probatoire d'un stagiaire doit commencer par une présentation du superviseur des objectifs d'une telle période et des tâches qu'un stagiaire et un superviseurReprésentant certifié, autorisé par l’Autorité des marchés financiers, qui effectue la supervision d’un stagiaire pour un stage scolaire ou une période probatoire.  doivent effectuer. Au début, le stagiaire peut observer le travail d'un représentant certifié. Cependant, il devra obligatoirement et progressivement prendre en charge des tâches réservées aux représentants afin de développer et de consolider ses compétences professionnelles.

En assurance collective de personnes, le stagiaire devra également réaliser une étude de cas pour chacune des catégories de disciplines choisies. La réalisation de l’étude de cas viendra valider la compréhension du stagiaire sur le processus d’élaboration d’une recommandation. Pour ce faire, l’Autorité propose des modèles d’étude de cas à l’intention des superviseurs de stage et des stagiaires en assurance collective de personnes.

Étude de cas — Régimes d’assurance collective de personnes (pdf - 1 Mo)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 15 juin 2016

Étude de cas — Régimes de rentes collectives (pdf - 1 Mo)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 15 juin 2016

Le corrigé des études de cas intitulé Solutions, est disponible pour les superviseurs sur demande écrite auprès de l’Autorité. Il s’agit d’un document confidentiel, et son usage doit demeurer restreint. Pour en obtenir une copie, veuillez remplir le formulaire (pdf - 179 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1^er juin 2017 et nous le retourner par courriel.

Le stagiaire peut changer de superviseur pendant la période probatoire sans que sa durée n’en soit affectée, et ce, sans interruption, à la condition que l’Autorité ait été informée au moins 10 jours avant le changement proposé et que le nouveau superviseur agisse pour le même cabinet ou la même société autonome, le cas échéant. Le stagiaire n'a plus le droit de pratique dès qu'il n'est plus supervisé par un superviseur jusqu'à la confirmation du changement de superviseur par l’Autorité.

Si le nouveau superviseur n’agit pas pour le même cabinet ou la même société autonome, la période probatoire doit être recommencée; par conséquent, une nouvelle demande d’autorisation de période probatoire doit être effectuée.

L’employeur, le stagiaire et le superviseur peuvent déposer une demande d’interruption de la période probatoire par les services en ligne ou par la poste. Une preuve démontrant la cause de l’interruption de la période probatoire devra être fournie.

La période probatoire peut être interrompue pour les raisons suivantes :

• Abandon de l’employeur;
• Départ professionnel;
• Problèmes de santé du stagiaire ou du superviseur;
• Décès du stagiaire, du superviseur ou mortalité dans leur famille;
• Congé parental;
• Vacances non déclarées;
• Période probatoire non débutée;
• Superviseur non en règle;
• Changement de superviseur dans un délai inférieur à 10 jours;
• Chèque sans provision;
• Ou tout autre motif de force majeure.

Une fois que la demande d’interruption est traitée par l’Autorité, l’employeur peut faire une demande de prolongation de la période probatoire si l’interruption n’excède pas quatre semaines.

Pour réussir la période probatoire, le stagiaire doit effectuer un minimum de 28 heures de travail par semaine pour une durée de 12 semaines par discipline ou de 6 semaines par catégorie de discipline. La réussite de la période probatoire n’est pas basée sur la réalisation d’objectifs de performance de ventes ou de prospection. Elle est basée sur la capacité du stagiaire à traiter de façon autonome des dossiers normalement vus en début de carrière.

À la fin de la période probatoire, le superviseur a 10 jours pour soumettre sa recommandation à l’Autorité. Elle doit être approuvée par l’employeur.

2- Reprendre le temps non complété pendant la période de vacances durant la période administrative.

Aucune demande ne doit être transmise à l’AMF, mais le superviseur a l’obligation d’expliquer clairement dans le formulaire de recommandation :

• Les dates de vacances prisent
• les journées de la période administrative qui ont servi à compléter les heures non faites pendant les vacances

Aussi, le formulaire de recommandation du superviseur doit nous être transmis rapidement lorsque toutes les heures auront été complétées.   

Le stagiaire ne recevra pas de nouveau certificat probatoire.  Les vacances ne seront pas visibles au registre.  Les obligations du stagiaire et du superviseur restent inchangées.

De plus, la fin de la période administrative demeurera la même, mais la durée de la période administrative sera écourtée du nombre de jours équivalent à celui des vacances prises.  Il est donc possible qu’en raison du délai de traitement de la demande de délivrance (qui inclut le délai de réception de la recommandation du superviseur, le délai de transmission par le stagiaire de sa demande de délivrance et le délai que prendra le cabinet pour accepter le rattachement), le stagiaire soit pendant quelques jours sans certificat probatoire et donc dans l’incapacité d’exercer les activités réservées à un représentant certifié.

Le calcul des heures minimales travaillées pendant les jours fériés

Durant la période probatoire, pour chaque jour férié officiel, le stagiaire est réputé avoir travaillé sept heures. Voici la liste complète des jours fériés reconnus selon la Loi sur les normes du travail :

• le 1^er janvier (jour de l’An);
• le Vendredi saint ou le lundi de Pâques, au choix de l’employeur;
• le lundi qui précède le 25 mai (Journée nationale des patriotes);
• le 24 juin (fête nationale);
• le 1^er juillet. Si cette date tombe un dimanche : le 2 juillet (fête du Canada);
• le 1^er lundi de septembre (fête du Travail);
• le 2^e lundi d’octobre (Action de grâce);
• le 25 décembre (jour de Noël).

Il est important de bien distinguer les jours fériés des jours ouvrables d’une entreprise. Durant la période probatoire, le stagiaire doit effectuer un minimum de 28 heures de travail par semaine. Pour une semaine comportant un jour férié, si le stagiaire ne peut pas travailler un minimum de 21 heures en raison des heures d’ouverture de l’entreprise ou de la disponibilité d’un superviseur ou d’un suppléant, il devra faire part de sa période de vacances ou de cette interruption à l’Autorité.

L'Autorité accepte qu'il y ait une supervision à distance des stagiaires.  Toutefois, les obligations du stagiaire et du superviseur restant les mêmes, la supervision à distance devra permettre à toutes les parties impliquées de continuer à remplir leurs obligations.

Comment faire :

• Indiquez clairement dans le dossier du stagiaire que la période probatoire a été supervisée à distance.

Nous vous rappelons que la période probatoire est l’occasion d’intégrer, dans un contexte réel, mais supervisé, les connaissances et les habiletés nécessaires à la pratique professionnelle, tout en assurant la protection du consommateur.

De façon plus particulière, le superviseur doit superviser le stagiaire lorsqu’il rencontre les clients, procède à la collecte d’informations, approuver les produits et services offerts par le stagiaire avant qu’ils ne soient proposés au client (pour l’assurance de personnes) ou dans les 24 heures suivant la transaction (pour l’assurance de dommages), s’assurer que ceux-ci répondent à ses besoins, consigner cette approbation dans le dossier client et contresigner, le cas échéant, toute proposition ou tout formulaire, notamment les avis pour fins de remplacement.

L’Autorité pourrait d’ailleurs exiger, notamment lors des inspections, de consulter les preuves de rencontres (physiques ou téléphoniques) avec le stagiaire ainsi que les preuves que le travail du stagiaire a été révisé par le superviseur ou que celui-ci a supervisé la collecte d’information. Aussi, dans la mesure où le système informatique le permet, l’approbation du superviseur pourrait possiblement s’effectuer de façon électronique dans le dossier du client. Autrement, l’approbation de la transaction pourrait se faire par un échange courriel clair et détaillé, par l’enregistrement d’une conversation entre le stagiaire et son superviseur ou encore par une signature électronique.

Cependant, le superviseur doit avoir été en mesure de consulter l’ensemble du dossier client ainsi que la proposition suggérée par le stagiaire. Quel que soit le format utilisé pour l’approbation, une trace de cette approbation doit être consignée dans le dossier client et celle-ci doit être accessible sur demande.

Le superviseur doit également évaluer et réviser au moins une fois par semaine les tâches accomplies par le titulaire. Une supervision plus étroite doit être effectuée si le superviseur le juge nécessaire. Les rencontres par téléconférence sont possibles, dans la mesure où le superviseur peut avoir accès aux dossiers des clients et être en mesure d’apprécier la qualité des tâches effectuées par le stagiaire. Cependant, l’Autorité est d’avis qu’une supervision efficace ne peut se faire uniquement sur la foi de résumés de rencontres effectuées par le stagiaire au superviseur.

De plus, le superviseur doit constituer un dossier pour chaque stagiaire dans lequel il consigne notamment les tâches effectuées par le stagiaire. Un résumé des rencontres du superviseur avec le stagiaire ainsi que des annotations démontrant la progression de celui-ci au cours de la période probatoire doivent être consignés au dossier du stagiaire. Veuillez noter que le dossier doit être conservé pour une période de 5 ans, à compter de la réussite de la période probatoire ou de son abandon, par le cabinet ou la société autonome auprès duquel le superviseur exerce ses activités ou par le superviseur, s’il agit comme représentant autonome.