Le 16 avril 2020, l’Autorité, de concert avec les Autorités en valeurs mobilières (ACVM) a rendu une décision de dispense visant à reporter au 30 juin 2021 l’entrée en vigueur des nouvelles obligations relatives aux conflits d’intérêts issus des Réformes axées sur le client.

En raison des difficultés opérationnelles associées aux changements que les personnes inscrites devront apporter à l’information à fournir sur la relation en vertu des réformes, les ACVM ont décidé d’accorder une dispense qui prolongera le délai imparti aux personnes inscrites pour se conformer aux dispositions relatives à l’information sur la relation au 31 décembre 2021, en même temps que les autres dispositions introduites par les réformes.

Toutes les autres réformes axées sur le client entreront en vigueur le 31 décembre 2021, comme prévu dans l’avis publié le 3 octobre 2019 et par les règlements de modification connexes.

Le 23 mars 2020, l’Autorité, de concert avec les ACVM, a rendu une Décision générale relative à une dispense de certaines des obligations réglementaires des personnes inscrites en valeurs mobilières et en dérivés (2020-PDG-0022 (pdf - 53 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 23 mars 2020Dispense de certaines des obligations réglementaires des personnes inscrites en valeurs mobilières et en dérivés (COVID-19).) (la Décision générale accorde une prolongation de 45 jours à certaines obligations de dépôt prévus au Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites (pdf - 3 Mo)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 7 janvier 2020Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d'inscription et les obligations continues des personnes inscrites en vigueur. (Règlement 31-103). Les obligations sous-jacentes demeurent en vigueur pendant la durée de cette dispense.

Quelles sont mes obligations en matière de capital et calcul de l’excédent du fonds de roulement (toutes les sociétés inscrites)?

Vous êtes dispensé de l’application des délais prévus pour certaines obligations de dépôt relatives au calcul du fonds de roulement (consultez la décision pour tous les détails).

Toutefois, vous devez continuer de calculer à une fréquence suffisante et de connaître la situation de l’excédent de votre fonds de roulement en tout temps, conformément à l’article 12.1 du Règlement 31-103.

Si l’excédent du fonds de roulement passe sous zéro, vous devez aviser l’Autorité dès que possible à [email protected]. L’excédent du fonds de roulement ne peut être inférieur à zéro plus de deux jours consécutifs. Vous pouvez également consulter l’Avis 31-350 du personnel des ACVM, Indications sur la conformité et les obligations réglementaires des petites sociétés (Avis 31-350 Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) pour obtenir d’autres indications sur le traitement du calcul de l’excédent du fonds de roulement.

Quelles sont mes obligations à titre de gestionnaire de fonds d’investissement en matière de calcul de la valeur liquidative?

À titre de gestionnaire de fonds d’investissement, la Décision générale vous dispense temporairement de l’application des délais prévus pour certaines obligations de dépôt relatives au calcul du de la valeur liquidative (consultez la décision pour tous les détails).

Toutefois, vous demeurez responsable de maintenir et de vous conformer à des politiques et des procédures écrites adéquates pour calculer la juste valeur des éléments d’actif et de passif de vos fonds d’investissement. Vous êtes également tenu de maintenir un registre des justes valeurs établies et des raisons à l’appui (article 14.2 du Règlement 81-106 sur l’information continue des fonds d’investissement(pdf - 1 Mo)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 21 décembre 2018information continue des fonds d'investissement).

Que faire si j’ai récemment reçu une lettre de rappel de divulgation concernant l’un des documents prévus dans la dispense?

Vous pouvez ne pas tenir compte de cette lettre de rappel, puisque celle-ci a été envoyée automatiquement avant la publication de la dispense 2020-PDG-0022.

L’Autorité vous encourage à faire preuve de transparence et à être proactifs dans vos communications avec vos clients, les principaux membres de votre personnel, les autorités de réglementation, et vos fournisseurs de services. Nous vous rappelons que les outils technologiques peuvent être utilisés pour la communication avec vos clients.  

Les clients doivent pouvoir continuer à contacter leur représentant inscrit, accéder à leurs actifs et fonds, et obtenir les avis d’exécutions, relevés et autres informations relatives à leurs comptes. Le client doit être avisé dès que possible si des moyens alternatifs d’accès ou de transmission des documents sont prévus (téléphone, plateforme électronique ou courriel) en raison de la pandémie de la COVID-19.

Notez que les différents documents devant être transmis au client en vertu de la Partie 14 du Règlement 31-103 peuvent être transmis par voie électronique si le client y consent de façon expresse. Veuillez consulter les indications suivantes :

• Instruction générale 11-201 relative à la transmission électronique de documents(pdf - 237 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 24 juillet 2020
• Info-Conformité, volume 1, numéro 2 Comment procéder à la transmission électronique des relevés de compte dans votre entreprise.

Vous devriez prendre les mesures raisonnables pour que ces moyens alternatifs assurent la protection des renseignements du client.

Les services postaux ou de messagerie demeurent accessibles durant la pandémie. Vous devez traiter tous les clients de la même façon, quel que soit le moyen de communication qu’ils peuvent choisir d’utiliser. En effet, ceci fait partie de votre obligation d’agir de bonne foi et avec honnêteté, équité et loyauté dans vos relations avec vos clients. Nous nous attendons à ce que la réception et le traitement du courrier et de la messagerie soit maintenus, dans les établissements de la société ou selon une procédure de réacheminement, en respectant les directives de la santé publique. 

La signature est définie par le Code civil du Québec comme étant l’apposition du nom d’une personne ou d’une marque personnelle utilisée de façon courante pour manifester le consentement. La signature sert ainsi à identifier le signataire et la manifestation de la volonté de celui-ci. Ainsi, la signature du client peut être requise dans le cadre de l’adhésion du client à une convention de service ou comme contrôle, par exemple, pour obtenir la confirmation du client que les informations transmises par celui-ci sont exactes.

Vous pouvez recourir à différentes procédures ou utiliser des moyens technologiques dans l’exercice de vos activités. Vous devez cependant vous assurer de respecter les obligations réglementaires applicables.

Vous devez également tenir compte d’autres lois qui ne sont pas encadrées par l’Autorité dont :

• la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (Québec)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre qui concerne l’équivalence et la valeur juridique des documents technologiques, ainsi qu’au maintien de l’intégrité des documents;
• la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre qui prévoit des exigences relatives à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels;
• la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre qui concerne certaines organisations qui recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels.

Vous devez continuer à tenir des dossiers aux fins de consigner avec exactitude vos activités commerciales, vos affaires financières et les opérations de vos clients et justifier le respect de vos obligations applicables en vertu de la législation en valeurs mobilières (art. 11.5 du Règlement 31-103).

Comme le rappelle l’Instruction générale au Règlement 31-103, l’Autorité s’attend à ce que vous conserviez les notes des communications qui pourraient avoir une incidence sur le compte du client (par exemple, les opérations d’achat ou de vente de titres) ou sur les relations de ce dernier avec vous, notamment:

• les communications verbales;
• les courriels, le courrier ordinaire, les télécopies et autres communications écrites.

L’Autorité ne s’attend pas à ce que les personnes inscrites enregistrent toutes les conversations téléphoniques avec les clientsLes personnes inscrites qui sont des participants agréés de la Bourse de Montréal devraient consulter les Lignes directrices supplémentaires pour les participants agréés – COVID-19 Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre (18 mars 2020).

L’Autorité a pris la décision de limiter ses activités d’inspection, de surveillance et d’enquête en personne et de les adapter, au besoin, à la réalité des entités et des individus visés par ces activités. À titre d’exemple, les déplacements de nos inspecteurs et enquêteurs sont suspendus et ceux-ci sont en discussion avec chacune des entités ou chacun des individus ayant une inspection ou des travaux en cours pour s’ajuster à toutes les situations particulières. L’Autorité poursuit donc ses activités d’inspection, de surveillance et d’enquête, mais à distance et de façon plus ciblée. Cette approche est déjà appliquée en temps normal lors de certains de nos travaux.

Pour les inspections et enquêtes en personne à venir, si la situation actuelle perdure, les inspecteurs et enquêteurs communiqueront directement avec les entités ou les individus visés dans les prochaines semaines afin de discuter de la marche à suivre pour réaliser ces travaux à distance tout en respectant les contraintes de chacun. L’Autorité continuera d’adopter une approche axée sur les risques dans ses activités d’inspection et de surveillance afin de déterminer les priorités de ses activités. Elle fera preuve de souplesse et tiendra compte des circonstances exceptionnelles en cours. Pour ce qui est des enquêtes, les activités, hormis les déplacements en personne, se continuent de façon normale.

Est-ce que les inspecteurs peuvent être rejoints pour répondre à nos questions?

Oui, vous pouvez laisser un message à un inspecteur. Le message sera relayé directement à sa boîte courriel et ce dernier pourra vous rappeler. Vous pouvez aussi écrire directement aux inspecteurs avec qui vous avez déjà eu des échanges relatifs à votre dossier.

J’ai une question en lien avec une inspection passée ou à venir. À qui puis-je m'adresser?

Vous pouvez appeler ou écrire à l’inspecteur au dossier, aux coordonnées qui se trouvent sur votre avis d’inspection.

Afin de permettre à ses assujettis de se concentrer sur leurs principales activités, les ACVM prolonge de 45 jours la période allouée pour commenter les projets réglementaires en cours de consultation. Par ailleurs, aucun nouveau projet de consultation ne sera publié pour consultation jusqu’au 30 mai 2020.

L’Autorité porte une attention particulière à l’évolution des marchés. Alors que les risques de fraude et d’abus de marché ont augmenté dans le contexte actuel, l’Autorité continue de déployer tous ses outils de surveillance et d’enquête et pourra intervenir en cas de fraude ou d’infraction aux lois qu’elle encadre afin de protéger les victimes potentielles.