Est-il permis de superviser une période probatoire à distance?

Dans le but de limiter les contacts, et donc une propagation rapide du virus, le gouvernement demande à tous ceux qui le peuvent de travailler à distance.  Dans ce contexte, l'Autorité accepte qu'il y ait une supervision à distance des stagiaires.  Toutefois, les obligations du stagiaire et du superviseur restant les mêmes, la supervision à distance devra permettre à toutes les parties impliquées de continuer à remplir leurs obligations.

Comment faire :

• Indiquez clairement dans le dossier du stagiaire que la période probatoire a été supervisée à distance.

Nous vous rappelons que la période probatoire est l’occasion d’intégrer, dans un contexte réel, mais supervisé, les connaissances et les habiletés nécessaires à la pratique professionnelle, tout en assurant la protection du consommateur.

De façon plus particulière, le superviseur doit superviser le stagiaire lorsqu’il rencontre les clients, procède à la collecte d’informations, approuver les produits et services offerts par le stagiaire avant qu’ils ne soient proposés au client (pour l’assurance de personnes) ou dans les 24 heures suivant la transaction (pour l’assurance de dommages), s’assurer que ceux-ci répondent à ses besoins, consigner cette approbation dans le dossier client et contresigner, le cas échéant, toute proposition ou tout formulaire, notamment les avis pour fins de remplacement.

L’Autorité pourrait d’ailleurs exiger, notamment lors des inspections, de consulter les preuves de rencontres (physiques ou téléphoniques) avec le stagiaire ainsi que les preuves que le travail du stagiaire a été révisé par le superviseur ou que celui-ci a supervisé la collecte d’information. Aussi, dans la mesure où le système informatique le permet, l’approbation du superviseur pourrait possiblement s’effectuer de façon électronique dans le dossier du client. Autrement, l’approbation de la transaction pourrait se faire par un échange courriel clair et détaillé, par l’enregistrement d’une conversation entre le stagiaire et son superviseur ou encore par une signature électronique.

Cependant, le superviseur doit avoir été en mesure de consulter l’ensemble du dossier client ainsi que la proposition suggérée par le stagiaire. Quel que soit le format utilisé pour l’approbation, une trace de cette approbation doit être consignée dans le dossier client et celle-ci doit être accessible sur demande.

Le superviseur doit également évaluer et réviser au moins une fois par semaine les tâches accomplies par le titulaire. Une supervision plus étroite doit être effectuée si le superviseur le juge nécessaire. Les rencontres par téléconférence sont possibles, dans la mesure où le superviseur peut avoir accès aux dossiers des clients et être en mesure d’apprécier la qualité des tâches effectuées par le stagiaire. Cependant, l’Autorité est d’avis qu’une supervision efficace ne peut se faire uniquement sur la foi de résumés de rencontres effectuées par le stagiaire au superviseur.

De plus, le superviseur doit constituer un dossier pour chaque stagiaire dans lequel il consigne notamment les tâches effectuées par le stagiaire. Un résumé des rencontres du superviseur avec le stagiaire ainsi que des annotations démontrant la progression de celui-ci au cours de la période probatoire doivent être consignés au dossier du stagiaire. Veuillez noter que le dossier doit être conservé pour une période de 5 ans, à compter de la réussite de la période probatoire ou de son abandon, par le cabinet ou la société autonome auprès duquel le superviseur exerce ses activités ou par le superviseur, s’il agit comme représentant autonome.

Difficulté pour le stagiaire à effectuer 28 heures de période probatoire par semaine

• Pour donner toutes les chances au stagiaire d'avoir un apprentissage de qualité, nous permettons que la période probatoire relativement à une discipline puisse s'échelonner sur une période de 18 semaines si 336 heures ont été effectuées pendant cette période.
• Pour une période probatoire relativement à une catégorie de discipline nous acceptons qu'elle puisse s'échelonner sur une période de 11 semaines si 168 heures ont été effectuées pendant cette période.

Comment faire :

• Aucun formulaire ne doit être rempli pour en aviser l'Autorité,
• toutefois il devra être clairement expliqué dans le formulaire de recommandation du superviseur qui nous sera transmis à la fin de la période probatoire prolongée comment le temps de période probatoire a été échelonné.