Dernière mise à jour : 18 septembre 2020

Examens

Reprise des examens dans les locaux de l’Autorité à Montréal et à Québec en septembre

L’Autorité des marchés financiers souhaite vous informer que les séances d’examens reprendront dans ses locaux à partir du 1er septembre à Montréal, et du 8 septembre à Québec.

Montréal et Québec

L’horaire des examens pour le mois de septembre est maintenant affiché sur le site web de l’Autorité. Les séances d’examens pour les mois suivants seront planifiées progressivement.

Ailleurs au Québec

Les examens dans les autres régions du Québec reprendront au cours des prochaines semaines. Les dates et les lieux seront communiqués ultérieurement.

Plus de détails au sujet des examens sont disponibles sur le site Web de l’Autorité.

Panneau d'information

Demande d'information

L’Autorité maintient ses services d’assistance à la clientèle.

À tout moment, vous pouvez faire une demande via les services en ligne de l’Autorité (SEL) ou par courriel à l’adresse : centre.info@lautorite.qc.ca.

Un membre du personnel de l’Autorité vous contactera dans les meilleurs délais.

Fin du panneau d'information

Prolongation de la validité des examens

L’Autorité prolongera la validité des examens en assurance. Tous les examens qui venaient à échéance après le 13 mars 2020 auront leur validité prolongée jusqu’au 31 décembre 2020. La validité de la formation du Programme de qualification en assurance de personnes (« PQAP »), qui venait à échéance après le 13 mars 2020, sera aussi prolongée jusqu’au 31 décembre 2020.

Mesures visant à faciliter l’accès à la carrière en période de pandémie en vigueur du 2 juin au 27 juillet 2020

Dans le but de permettre aux postulants de poursuivre leur processus de qualification dans les disciplines visées par la Loi sur la distribution de produits et services financiers, l’Autorité a permis exceptionnellement du 2 juin au 27 juillet 2020 et selon certaines conditions que les postulants puissent effectuer leur période probatoire avant d’avoir réussi leurs examens.

Période probatoire

Fonctionnement de la période probatoire

Seuls les superviseurs qui sont des représentants rattachés à un cabinet et qui répondent aux qualifications régulières énoncées au Règlement relatif à la délivrance et au renouvellement du certificat de représentant, RLRQ, c. D-9.2, r. 7, (le « Règlement ») peuvent superviser les stagiaires qui se sont prévalus de cette mesure exceptionnelle. Les représentants autonomes et les représentants de sociétés autonomes ne pouvaient donc pas superviser un stagiaire dans le cadre de cette mesure.

La période probatoire ainsi réalisée, et complétée avec succès, sera reconnue par l’Autorité si le postulant réussit les examens prescrits avant le 31 décembre 2020. À défaut de la réussite des examens, la période probatoire sera annulée, même si elle avait été complétée avec succès. Le postulant ne sera alors plus éligible à cette mesure exceptionnelle et devra reprendre le processus de qualification en respectant le processus et les délais réguliers prescrits par la réglementation.

Face à la situation exceptionnelle provoquée par la COVID-19, la supervision du stagiaire à distance est possible, mais des mesures appropriées doivent être prises afin d’assurer un encadrement adéquat des activités du stagiaire dans ce contexte. Le superviseur engage sa responsabilité professionnelle lorsqu’il agit à ce titre et les obligations prévues à la Loi sur la distribution de produits et services financiers (RLRQ, c. D-9.2) et à ses règlements doivent être respectées avec rigueur.

Pour plus de renseignements, consultez :

Prolongation de la période probatoire

L’Autorité peut prolonger la durée du certificat probatoire délivré, permettant ainsi aux stagiaires de continuer à exercer leurs activités de stagiaire dans l’attente de leur inscription aux examens. Cette prolongation pourra être accordée sur demande déposée à l’Autorité par le cabinet du stagiaire visé.

Pour en bénéficier, le cabinet devait remplir la section appropriée du formulaire Demande de période probatoire avant la réussite des examens - mesure exceptionnelle lors de sa demande initiale.

Pour les cabinets qui n’auront pas demandé de prolonger la période probatoire dans leur demande initiale, il sera toujours possible de le faire subséquemment en remplissant le formulaire Demande d’autorisation de période probatoire, changement de superviseur, prolongation du certificat probatoire, ajout de vacances du stagiaire (pdf - 482 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1er juin 2020.

Situations particulières pendant la période probatoire

Stagiaire ou superviseur en situation de quarantaine

Les options suivantes s'offrent à vous :

Interruption de la période probatoire

Contrairement à ce qui prévaut en temps normal, nous accepterons une interruption d’une durée de plus de 4 semaines.

Comment : En aviser l'Autorité en utilisant le formulaire Demande d’annulation ou d’interruption de la période probatoire (pdf - 105 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1er juin 2017 et y expliquer clairement les raisons de cessation de période probatoire.

Lors de la reprise de la période probatoire, veuillez nous transmettre le formulaire Demande d’autorisation de période probatoire, changement de superviseur, prolongation du certificat, ajout de vacances du stagiaire (pdf - 482 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1er juin 2020 et sélectionner la case de prolongation de période probatoire et nous le transmettre.

Si le cabinet utilise les Services en lignes qui qu’il n’est plus possible de nous transmettre une demande d’autorisation de période probatoire, veuillez nous transmettre le formulaire rempli par le biais d’une « Autre demande ».

Aucuns frais ne seront exigibles lors de cette nouvelle demande.

Changement de superviseur

Si uniquement le superviseur est en quarantaine, nous accepterons les demandes de modification de superviseurs sans frais.

  • Si ce nouveau superviseur agit pour le même cabinet ou la même société autonome que le superviseur initial, la période probatoire pourra se déroulera sans interruption.
  • Si le nouveau superviseur ne travaille pas pour le même cabinet ou la même société autonome que le superviseur initial, pour diminuer l’impact sur la durée de la période probatoire, nous acceptons que le dossier stagiaire soit transféré au nouveau cabinet une fois l’information nominative permettant d’identifier les clients supprimée ou caviardée.  Cette mesure permettra au nouveau superviseur de poursuivre la supervision de la période probatoire en ayant la connaissance des apprentissages déjà acquis au cours du début de la période probatoire auprès du cabinet initial.

Dans tous les cas, veuillez utiliser le formulaire Demande d’autorisation de période probatoire, changement de superviseur, prolongation du certificat, ajout de vacances du stagiaire (pdf - 482 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1er juin 2020.

Si le cabinet utilise les Services en lignes qui qu’il n’est plus possible de nous transmettre une demande d’autorisation de période probatoire, veuillez nous transmettre le formulaire rempli par le biais d’une « Autre demande ».

Avertissement

Interruption de la période probatoire

Nous laissons le soin au cabinet de juger du nombre de semaines de suspension qui est raisonnable afin de ne pas nuire à la continuité de la période probatoire. Toutefois, l’Autorité se réserve le droit de modifier ou d’annuler la période probatoire si elle juge que le délai d’interruption est déraisonnable.

Fin de l'avertissment

Supervision à distance

Est-il permis de superviser une période probatoire à distance?

Dans le but de limiter les contacts, et donc une propagation rapide du virus, le gouvernement demande à tous ceux qui le peuvent de travailler à distance.  Dans ce contexte, l'Autorité accepte qu'il y ait une supervision à distance des stagiaires.  Toutefois, les obligations du stagiaire et du superviseur restant les mêmes, la supervision à distance devra permettre à toutes les parties impliquées de continuer à remplir leurs obligations.

Comment faire :

Nous vous rappelons que la période probatoire est l’occasion d’intégrer, dans un contexte réel, mais supervisé, les connaissances et les habiletés nécessaires à la pratique professionnelle, tout en assurant la protection du consommateur.

De façon plus particulière, le superviseur doit superviser le stagiaire lorsqu’il rencontre les clients, procède à la collecte d’informations, approuver les produits et services offerts par le stagiaire avant qu’ils ne soient proposés au client (pour l’assurance de personnes) ou dans les 24 heures suivant la transaction (pour l’assurance de dommages), s’assurer que ceux-ci répondent à ses besoins, consigner cette approbation dans le dossier client et contresigner, le cas échéant, toute proposition ou tout formulaire, notamment les avis pour fins de remplacement.

L’Autorité pourrait d’ailleurs exiger, notamment lors des inspections, de consulter les preuves de rencontres (physiques ou téléphoniques) avec le stagiaire ainsi que les preuves que le travail du stagiaire a été révisé par le superviseur ou que celui-ci a supervisé la collecte d’information. Aussi, dans la mesure où le système informatique le permet, l’approbation du superviseur pourrait possiblement s’effectuer de façon électronique dans le dossier du client. Autrement, l’approbation de la transaction pourrait se faire par un échange courriel clair et détaillé, par l’enregistrement d’une conversation entre le stagiaire et son superviseur ou encore par une signature électronique.

Cependant, le superviseur doit avoir été en mesure de consulter l’ensemble du dossier client ainsi que la proposition suggérée par le stagiaire. Quel que soit le format utilisé pour l’approbation, une trace de cette approbation doit être consignée dans le dossier client et celle-ci doit être accessible sur demande.

Le superviseur doit également évaluer et réviser au moins une fois par semaine les tâches accomplies par le titulaire. Une supervision plus étroite doit être effectuée si le superviseur le juge nécessaire. Les rencontres par téléconférence sont possibles, dans la mesure où le superviseur peut avoir accès aux dossiers des clients et être en mesure d’apprécier la qualité des tâches effectuées par le stagiaire. Cependant, l’Autorité est d’avis qu’une supervision efficace ne peut se faire uniquement sur la foi de résumés de rencontres effectuées par le stagiaire au superviseur.

De plus, le superviseur doit constituer un dossier pour chaque stagiaire dans lequel il consigne notamment les tâches effectuées par le stagiaire. Un résumé des rencontres du superviseur avec le stagiaire ainsi que des annotations démontrant la progression de celui-ci au cours de la période probatoire doivent être consignés au dossier du stagiaire. Veuillez noter que le dossier doit être conservé pour une période de 5 ans, à compter de la réussite de la période probatoire ou de son abandon, par le cabinet ou la société autonome auprès duquel le superviseur exerce ses activités ou par le superviseur, s’il agit comme représentant autonome.

Travail effectué par les stagiaires

Difficulté à rencontrer de nouveaux clients

Dans l’optique où il est difficile de rencontrer de nouveaux clients en cette période de confinement, est-ce que la période probatoire pourrait être reconnue si le stagiaire traite des cas pratiques rédigés par son superviseur?

La période probatoire doit permettre au stagiaire de prendre en charge une variété de dossiers afin de couvrir tous les types de produits de la discipline ou catégorie de discipline visée.  Elle doit permettre au stagiaire de développer un savoir-faire et un savoir-être propre à la discipline visée.  Conséquemment, des contacts avec les clients sont nécessaires.

Si vous vous trouvez dans une situation où les seules activités qui peuvent être proposées au stagiaire sont des mises en situation, deux options s’offrent à vous :

  1. Suspendre la période probatoire jusqu’à ce que la situation soit plus propice à l’apprentissage.
  2. Poursuivre la période probatoire, mais alors, le stagiaire obtiendra un certificat de représentant avec une condition de supervision stricte pour une durée équivalente à celle de la période probatoire.

Comment faire :

  • Nous informer dans le formulaire de recommandation du superviseur du fait que le stagiaire a majoritairement fait des cas pratique pendant sa période probatoire. Alors, si toutes les autres conditions sont remplies et que la recommandation est favorable, nous délivrerons le certificat au stagiaire, mais avec une condition de supervision stricte pendant la même durée que celle de la période probatoire.
  • Pendant cette période de supervision stricte, le superviseur doit continuer à alimenter le dossier du stagiaire avec les tâches effectuées par ce dernier, un résumé des rencontres et toutes autres annotations démontrant la progression du stagiaire.
  • Lorsque cette condition de supervision prendra fin, le superviseur doit nous transmettre une nouvelle recommandation de période probatoire, et alors le stagiaire recevra un nouveau certificat libre de toutes conditions.

Difficulté pour le stagiaire à effectuer 28 heures de période probatoire par semaine

  • Pour donner toutes les chances au stagiaire d'avoir un apprentissage de qualité, nous permettons que la période probatoire relativement à une discipline puisse s'échelonner sur une période de 18 semaines si 336 heures ont été effectuées pendant cette période.
  • Pour une période probatoire relativement à une catégorie de discipline nous acceptons qu'elle puisse s'échelonner sur une période de 11 semaines si 168 heures ont été effectuées pendant cette période.

Comment faire :

  • Aucun formulaire ne doit être rempli pour en aviser l'Autorité,
  • toutefois il devra être clairement expliqué dans le formulaire de recommandation du superviseur qui nous sera transmis à la fin de la période probatoire prolongée comment le temps de période probatoire a été échelonné.

Approbation des transactions et de la période probatoire

Est-ce que les délais pour l'approbation des transactions ou de la période probatoire demeurent les mêmes?

Assurance de dommages

En assurance de dommages, le superviseur doit réviser le travail du stagiaire et contresigner cette révision dans le dossier du client le prochain jour ouvrable. Nous acceptons que la contre-signature au dossier puisse être faite dans un délai de 5 jours suivant la transaction. Cette contre-signature peut être faite de façon électronique, dans un échange de courriel clair ou la transaction approuvée dans un enregistrement téléphonique conservé au dossier.

Recommandation de la période probatoire

Nous permettons au superviseur de nous transmettre le formulaire de recommandation en vue de l’obtention du certificat de représentant dans les 20 jours suivant la fin de la période probatoire.

Changement de superviseur

Il est possible de faire une demande de changement de superviseur pendant la période probatoire et pendant toute prolongation de cette dernière. Les demandes de changement de superviseur peuvent être faites par l’entremise des Services en ligne (SEL) ou encore par la poste, pour les cabinets qui n’ont pas accès aux SEL, en remplissant le formulaire Demande d’autorisation de période probatoire, changement de superviseur, prolongation de certificat probatoire, ajout de vacances du stagiaire (pdf - 482 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1er juin 2020.