Toutes les sociétés inscrites ou détentrices d'un permis à l'Autorité peuvent faire l'objet d'une inspection. Certains critères nous permettent de classer la population des candidats à l'inspection qui seront inspectés à des fréquences différentes selon leur niveau de risque.

L'Autorité préconise une approche basée sur le risque en misant sur des critères quantitatifs et qualitatifs. Voici quelques exemples des critères qui peuvent être considérés lors de la sélection des entités visées par l'inspection : le type d'activités professionnelles, la situation financière, la présence de situations de non-conformité à la réglementation, le nombre et le type de plaintes, le nombre de représentants, d'employés ou de succursales, la combinaison d'inscriptions ainsi que l'évaluation du risque résiduel de la dernière inspection.

Non, l'inspection est obligatoire.

L'inspecteur peut :

• Avoir accès, à toute heure raisonnable, à tout établissement;
• Rencontrer les employés;
• Tirer copie de livres, registres, comptes, dossiers et autres documents se trouvant dans les locaux du gestionnaire; et
• Exiger tout document relatif aux activités de l'inscrit.

Inspection sur place (annoncée)

Cette inspection est déterminée d'avance et l'entité reçoit un avis d'inspection au préalable qui annonce la date prévue et les noms des inspecteurs qui seront sur place. Ce type d'inspection permet de vérifier la conformité avec les obligations prévues aux lois et règlements encadrant la pratique de la personne ou de l'entité visée par l'inspection. À titre d'exemple, des vérifications peuvent viser la supervision, les activités transactionnelles, la conduite des affaires, etc.
 

Inspection sur place (non annoncée)

Une inspection peut être planifiée sans être annoncée d'avance, ou être annoncée avec très peu de délai avant la visite des inspecteurs. Ce type d'inspection peut prendre en considération certains facteurs de risque. Par exemple, il pourrait s'agir d'une inspection de suivi, c'est-à-dire une inspection qui vise à valider si les mesures correctives de l'inspection précédente ont été mises en place et si celles-ci sont effectives.
 

Inspection à distance

Une inspection à distance peut se faire, par exemple, par l'envoi d'un questionnaire d'autoévaluation ou par la demande de documents. Cette voie est privilégiée lorsque l'Autorité veut étendre sa couverture à plusieurs inscrits, partager les attentes quant aux bonnes pratiques à adopter ou valider une situation précise dans l'industrie. Les inscrits et les détenteurs de permis sont tenus de répondre à l'Autorité, car ce type d'inspection permet également de vérifier le respect des lois et règlements que l'Autorité administre.
 

Autre forme d'inspection

Il s'agit ici de d'autres types d'inspection. Par exemple, l'Autorité pourrait cibler un volet particulier à examiner (comptes séparés, supervision rapprochée, etc.). L'inspection pourrait avoir lieu sur place ou par le biais d'un questionnaire ou d'une validation téléphonique.

Tout d'abord, une inspection débute généralement par un appel de courtoisie de l'inspecteur responsable du dossier. Par la suite, un avis d'inspection, qui annonce la date, le lieu et le nom des inspecteurs qui seront présents est envoyé au dirigeant responsable ou au répondant, le cas échéant.

De plus, l'Autorité donne accès, à l'entité visée par l'inspection, à son site de transfert de fichiers sécurisé (STF). Pour la majorité des inspections, l'Autorité demande à l'entité de lui transmettre des documents avant l'arrivée des inspecteurs (ex. : liste des ventes, comptes séparés, liste des employés, etc.).

Une fois arrivés sur place, les inspecteurs prendront le temps de s'installer et de se familiariser avec l'environnement de l'entité.

Habituellement, lors de la première journée d'inspection, les inspecteurs expliquent, au cours d'une entrevue avec le dirigeant  ou le répondant, le déroulement de l'inspection.

Tout au long du processus d'inspection, le dirigeant responsable, le répondant ainsi que l'ensemble du personnel de l'entité sont invités à poser toutes les questions qu'ils jugent pertinentes.

Déroulement général d'une inspection :

• Entrevue d'introduction sur le déroulement de l'inspection avec le dirigeant  ou le répondant de l'entité;
• Visite des lieux : vérification des filières, des postes de travail, du matériel informatique  et des différents accès;
• Analyse des dossiers, livres et registres sélectionnés par les inspecteurs;
• Entrevues avec des représentants et des employés;
• Points de discussion au sujet des activités professionnelles;
• Entrevue de sortie et résumé des constats sommaires.

Durant leurs travaux sur place, les inspecteurs s'assurent de réduire au minimum les éléments qui peuvent perturber le cours normal des activités de la personne ou de l'entité visée par l'inspection. Bien que les inspecteurs soient autonomes pour compléter leurs tâches, il est important qu'une personne responsable soit mise à leur disposition au cours de l'inspection afin de répondre à leurs questions et demandes.

Après l'inspection :

Un rapport d'inspection est remis à la personne ou l'entité visée par l'inspection dans les semaines suivant la visite des inspecteurs. Ce rapport contient les constats des inspecteurs et soulève, le cas échéant, des irrégularités à corriger. Bien entendu, la suite d'une inspection peut varier selon la nature des constats et l'importance de certaines irrégularités. La personne ou l'entité visée peut se faire demander de préparer un plan d'action pour corriger ces irrégularités et devoir signer un engagement à cet effet. 

Une inspection de suivi peut être planifiée afin de valider les mesures correctives mises en place par l'entité.

Dans certains cas, un transfert du dossier peut être effectué vers d'autres directions de l'Autorité. À titre d'exemple, un dossier comportant des situations jugées sérieuses pourrait être transféré vers la Direction principale du contentieux afin que celle-ci entreprenne des mesures appropriées.

Pendant tout le processus d'inspection, l'entité aura accès aux personnes-ressources de l'Autorité et aux inspecteurs qui sont responsables de l'inspection.

L'Autorité produit un rapport pour chacune de ses inspections. Chaque entité visée par une inspection reçoit un rapport qui fait état des travaux des inspecteurs, de leurs constatations et des mesures correctives à mettre en place, le cas échéant.

Attention :

Le rapport d'inspection est la propriété de l'Autorité des marchés financiers. Il est strictement confidentiel et est transmis pour usage interne seulement. Toute communication, totale ou partielle, du rapport ou des informations qu'il contient, est interdite sans l'autorisation écrite de l'Autorité des marchés financiers, sauf s'il s'agit d'une exigence prévue à une loi. Toute utilisation, totale ou partielle, du rapport ou des informations qu'il contient, à des fins commerciales, de mise en marché ou autre est strictement interdite.

En règle générale, le dossier d'inspection sera maintenu ouvert jusqu'à la réception de la réponse au rapport d'inspection. Ainsi, l'entité devra confirmer qu'elle entreprendra les démarches qui s'imposent, dans les délais requis, afin de corriger les irrégularités qui seront mentionnées dans le rapport d'inspection. Il est à noter que la validité des informations et réponses transmises peuvent faire l'objet d'une vérification lors d'une inspection subséquente.

Le refus de se conformer à la mise en place des mesures correctives requises pourrait engendrer des procédures particulières. L'Autorité se réserve le droit d'entreprendre tous les recours légaux ou administratifs jugés appropriés afin d'assurer le respect des lois et règlements applicables.

Les activités d'inspection de l'Autorité des marchés financiers ont comme premier objectif d'acquérir une assurance raisonnable que les personnes ou les entités visées par une inspection respectent et se conforment aux lois et à la réglementation encadrant leur pratique d'affaires.

Ainsi, les équipes d'inspection de l'Autorité travaillent en collaboration avec les personnes ou les entités qu'elle encadre afin de vérifier les environnements de contrôle en place qui permettent à celles-ci de se conformer aux lois et règlements applicables à leurs activités professionnelles.

L'Autorité travaille de pair avec la personne ou l'entité inspectée dans le but d'améliorer les pratiques, de faire progresser la culture de conformité et, le cas échéant, pour apporter les modifications nécessaires aux irrégularités observées en cours d'inspection. C'est un travail minutieux de vérification, de validation et d'analyse des environnements d'affaires et de contrôles. L'inspection s'inscrit dans un esprit préventif. Elle n'est pas en mode punitif, ce qui ne veut pas dire qu'elle n'imposera pas de sanctions dans des cas de manquements importants.

Les activités d'inspection de l'Autorité ne sont pas en mode répression, ni en mode dissuasion au sens strict, mais visent à instaurer et développer une culture de conformité et à prévenir la fraude et les crimes financiers au sein des marchés financiers québécois.

À l'opposé, les équipes d'enquête de l'Autorité des marchés financiers s'affairent à découvrir et débusquer des infractions aux lois et règlements administrés par l'Autorité. Les enquêteurs doivent obtenir les éléments nécessaires pour prouver qu'une entité ou une personne – plus souvent non inscrite à l'Autorité – commet une infraction. Les objectifs de l'enquête s'articulent autour de la répression des infractions et de la dissuasion face à celles-ci.