Le stagiaire doit remplir la déclaration du postulant chaque fois que l’employeur procède à une demande d’autorisation de période probatoire.

Dans sa déclaration, le stagiaire doit notamment déclarer toute faillite, déclaration de culpabilité ou autre activité exercée auprès du public (« activité externe ») constituant la prestation de services liés aux finances ou exigeant la séparation des clientèles.

Une fois les vérifications faites, l’Autorité confirmera par la suite la date de début de la période probatoire ou de la période probatoire modifiée lors de l’envoi du certificat probatoire.

Non, les stagiaires n’ont pas de numéro de certificat probatoire dans le cadre de leur période probatoire. Ils peuvent utiliser leur numéro de dossier client de l’Autorité pour signer des contrats ou des préavis.

Pendant la période probatoire, le stagiaire est dans l'obligation notamment de :

• Se présenter au public sous le titre de stagiaire;
• Se conformer aux lois, aux règlements et aux codes de déontologie qui encadrent la profession de représentant;
• Remettre au client, lors de sa première rencontre, un document telle une carte professionnelle (pdf - 4 Mo)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 8 mars 2022, qui mentionne les éléments d’information prescrit par le Règlement relatif à la délivrance et au renouvellement du certificat de représentan Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtret, soit :
  • Son nom;
  • L'adresse, et le numéro de téléphone de son lieu de travail etainsi que son adresse électronique, le cas échéant;
  • Les disciplines ou catégories de discipline dans lesquelles il est autorisé à agir;
  • Le nom du cabinet, de la société autonome ou du représentant autonome pour le compte duquel il agit;
  • Le titre de stagiaire;
    Si le stagiaire traite à distance avec le client, il doit lui communiquer ces éléments d’information au téléphone, et transmettre sa carte professionnelle, lors du premier envoi d’autres documents;
• Aviser l'Autorité de toute modification à un renseignement ou à un document qu'il lui a fourni dans les cinq jours de cette modification suivant la date à laquelle il survient ou, s’il concerne l’exercice d’une autre activité (« activité externe »), dans les 30 jours de ce changement;
• Déclarer toute situation visée par l'article 56 du Règlement relatif à la délivrance et au renouvellement du certificat de représentant Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre dans les 5 jours suivant la date à laquelle elle survient. C'est-à-dire :
  • Faire l’objet d’une sanction d’un comité de discipline imposé par la Chambre de l’assurance de dommage, de la Chambre de la sécurité financière ou de l’Organisme d’autorégulation du courtage immobilier du Québec ou par le Conseil de discipline d’un ordre professionnel;
  • Être en défaut d’avoir payé des amendes et les dépens en suspend imposés par une sanction disciplinaire;
  • Être en défaut d’avoir payé une amende reliée à une infraction à la Loi sur la distribution de produits et de services financiers, de la Loi sur les intermédiaires de marché de la Loi sur les valeurs mobilières ou de la Loi sur le courtage immobilier;
  • Être en défaut d’acquitter les droits et les frais exigibles prévus au Règlement sur les droits, les cotisations et les frais exigibles. 
• Déclarer toute situation énoncée aux articles 219 et 220 de la Loi sur la distribution de produits et services financiersdans les 5 jours suivant la date à laquelle elle survient. C’est-à-dire :
  • Avoir déjà fait l’objet de sanctions disciplinaires par un comité de discipline ou par un organisme du Québec, d’une autre province ou d’un autre éÉtat chargé de la surveillance et du contrôle des personnes agissant à titre de représentant;
  • Avoir été déclaré coupable par un tribunal canadien ou étranger d’une infraction ou d’un acte ayant un lien avec l’exercice de l’activité de représentant;
  • Être sous tutelle ou sous curatelle;
  • Avoir déjà fait faillite ou avoir une ordonnance de séquestre prononcée contre soi;
  • Ne pas posséder la probité nécessaire pour exercer les activités de représentant;
  • Se trouver dans une situation incompatible avec l’exercice des activités de représentant.
     

Le stagiaire peut, sous supervision, poser les actes professionnels propres à la discipline ou à la catégorie de discipline autorisée par le certificat probatoire.

Durant toute la durée de validité du certificat probatoire, le nom du stagiaire figure au registre public de l’Autorité. Ce registre confirme aux consommateurs que le postulant est autorisé à exercer des activités de stagiaire. Si la validité du certificat probatoire était prolongée ou écourtée, l’information serait automatiquement mise à jour dans le registre public. 

Pour la discipline de l'assurance de personnes ou de l'assurance collective de personnes :
Le stagiaire peut procéder à la cueillette des informations, analyser les besoins et suggérer à son superviseur les produits ou services qui peuvent être adaptés aux besoins du client, avant de les proposer et de les vendre au client.

Pour la catégorie de discipline de l'assurance de dommages des particuliers :
Le stagiaire peut procéder à la cueillette des informations, proposer et vendre au client les produits, couvertures ou garanties adaptés à ses besoins.

Pour la catégorie de discipline de l'assurance de dommages des entreprises :
Le stagiaire peut procéder à la cueillette des informations et suggérer à son superviseur les produits, couvertures ou garanties qui peuvent être adaptés aux besoins du client, avant de les proposer et de les vendre au client.

Pour la discipline de l'expertise en règlement de sinistres :
Le stagiaire peut procéder à la cueillette des informations, suggérer à son superviseur les éléments de l'enquête d'un sinistre, de l'estimation des dommages ou de la négociation d'un règlement, présenter à l'assuré les éléments de la négociation d'un règlement une fois qu'ils sont approuvés par le superviseur et assister ce dernier lors de la négociation du règlement.

Pour la discipline du courtage hypothécaire :

Le stagiaire peut évaluer la situation financière du client, présenter à son superviseur le prêt suggéré de même que toute autre recommandation relative à l’opération de courtage hypothécaire avant de proposer le prêt ou de faire la recommandation au client. Le stagiaire peut aussi transmettre la demande de prêt hypothécaire au prêteur, mais seulement après qu’elle a été approuvée par le superviseur. 

La période probatoire de 12 semaines peut s’échelonner sur une période d’au plus 14 semaines. Le stagiaire pourrait prendre un maximum de deux semaines de vacances pendant cette période.

La période probatoire de 6 semaines peut s’échelonner sur une période d’au plus 7 semaines. Cette disposition permet au stagiaire de prendre une semaine de vacances.

Si le stagiaire n’a pas informé l’Autorité au moment de présenter sa demande de période probatoire, il doit remplir la Demande de modification de période probatoire (papier) et la transmettre à l’Autorité avant le début des vacances. Elle doit être accompagnée des frais requis. Cette demande ne peut pas être faite par le biais des services en ligne. 

À la fin de la période probatoire, il y a une période administrative de 30 jours pendant laquelle le certificat probatoire reste valide. Pendant cette période, le superviseur a 10 jours pour soumettre sa recommandation à l’Autorité. La recommandation doit être approuvée par l’employeur.

Le stagiaire peut ensuite faire une demande de certificat de représentant auprès de l’Autorité. Si la demande de certificat est déposée pendant cette période de 30 jours, le certificat restera valide 15 jours de plus.

Pendant la période administrative de 30 jours, le stagiaire n’est plus obligé de faire un minimum de 28 heures par semaine. Toutefois, comme il n’a pas encore reçu son certificat de représentant délivré par l’Autorité, le superviseur doit continuer d’encadrer le stagiaire pendant cette période et de contresigner le travail qu’il fait.

Il est possible de changer de superviseur pendant la période administrative par les services en ligne de l'Autorité ou par la poste en remplissant le formulaire Demande d'autorisation de période probatoire de changement de superviseur et de prolongation du certificat probatoire (pdf - 518 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1^er janvier 2019 et en payant les frais requis. Le nouveau superviseur doit satisfaire toutes les exigences réglementaires et être approuvé par l'Autorité avant de commencer à superviser le stagiaire.

Il est possible de changer d’employeur pendant la période administrative. Le stagiaire doit d’abord mettre fin à la période probatoire en utilisant les services en ligne de l’Autorité ou le formulaire Demande d'annulation ou d’interruption de période probatoire. Le stagiaire doit remplir une demande de certificat et inscrire le nom du nouvel employeur dans sa demande.

Un stagiaire ne pourra agir à titre de représentant pour le nouvel employeur tant qu’il n’aura pas reçu son certificat de représentant.