Activités à déclarer Activités externes

En tout temps, le représentant doit préserver son indépendance et éviter toute situation de conflit d’intérêts. Il doit également faire preuve de disponibilité et de diligence dans l’exercice de ses activités.

Le terme « représentant » signifie ici tout stagiaire ou représentant exerçant des activités dans une discipline ou une catégorie de discipline encadrée par la Loi sur la distribution de produits et services financiers Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, RLRQ, c. D-9.2 (la « LDPSF »).

Le terme « cabinet » est utilisé dans le seul but d’alléger le texte. Ce terme vise tous les inscrits, incluant les sociétés autonomes et les représentants autonomes.

Le Règlement sur l’exercice des activités des représentants Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre prévoit les règles relatives à l’exercice d’une activité externe.

L’Autorité souhaite toutefois rappeler qu’un représentant dûment autorisé en assurance ne peut offrir de produits d’assurance par l’entremise du régime de la distribution sans représentant, et donc exercer une activité externe qui implique la vente de produits d’assurance sous ce régime.

Définition d’une activité externe

L’Autorité entend par « activité externe » toute occupation, fonction ou activité exercée auprès du public autre que l’activité de représentant, qu’elle soit rémunérée ou non, et qu’elle soit exercée à temps plein ou à temps partiel, pour une période déterminée ou non.

Obligations du représentant relatives à l’exercice d’une activité externe

En tout temps, le représentant doit préserver son indépendance et éviter toute situation de conflit d’intérêts. Il doit également faire preuve de disponibilité et de diligence dans l’exercice de ses activités.

Déclaration d’une activité externe au cabinet

Le représentant qui exerce une ou plusieurs activités externes, doit déclarer celles-ci par écrit à chacun des cabinets auprès desquels il est rattaché, le cas échéant. Cette obligation lui appartient entièrement : l’Autorité s’attend à ce que les représentants soient diligents et proactifs pour déclarer leurs activités externes à leurs cabinets et les informer rapidement de tout changement.

Le représentant doit déclarer ses activités externes lorsqu’il change de cabinet, même s’il les avait déjà déclarées auprès d’un autre cabinet ou de l’Autorité auparavant.

Le représentant autonome n’a pas à respecter cette obligation.

Représentant également inscrit en vertu de la Loi sur les valeurs mobilières ou de la Loi sur les instruments dérivés

Le représentant doit déclarer ses activités en valeurs mobilières ou en instruments dérivés à chacun des cabinets auprès desquels il est rattaché. Si le cabinet est également la société pour le compte de laquelle il agit, le dossier d’inscription dans la Base de données nationale d’inscription (la « BDNI ») suffit pour satisfaire à cette obligation.

Pour connaître l’ensemble des obligations, veuillez communiquer avec votre société ou prendre connaissance de la réglementation applicable.

Exercice d’une activité externe

Le représentant doit respecter les conditions suivantes :

  • L’exercice de l’activité externe ne doit pas être susceptible de prêter à confusion avec l’exercice des activités à titre de représentant. En effet, certaines activités externes peuvent créer de la confusion. Les clients pourraient confondre l’activité externe avec les activités pour lesquelles le représentant détient un certificat de représentant. Ainsi, un client auprès duquel le représentant agit dans le cadre d’une activité externe ne doit pas être amené à croire que le représentant exerce cette activité pour le compte d’un cabinet, par exemple, ou que l'activité externe est surveillée par l’Autorité.
  • Si le représentant a accès à de l’information privilégiée ou confidentielle dans le cadre de son activité externe et qu’il souhaite utiliser cette information dans le cadre de l’exercice de ses activités de représentant, il doit d’abord obtenir le consentement écrit de la personne concernée.
  • Dans certains cas, le représentant ne peut pas offrir de produits et services financiers à la clientèle constituée dans le cadre de son activité externe (« Règle de la séparation des clientèles »). Pour plus de détails, veuillez consulter la section Activités externes exigeant la séparation des clientèles.

Obligations du cabinet

La responsabilité du cabinet concerne la mise en place d’actions visant à s’assurer que le représentant se conforme à la LDPSF et à ses règlements. En résumé, les cabinets doivent veiller à la discipline des représentants qui leur sont rattachés et tenir un dossier pour chacun d’entre eux qui exerce une activité externe. À ce titre, il est possible que le cabinet impose des restrictions à l’exercice de l’activité externe ou même qu’il refuse que le représentant l’exerce.

Pour les obligations applicables au cabinet, veuillez consulter cette page.

Activités externes à déclarer à l’Autorité

Le représentant n’a pas à déclarer à l’Autorité l’ensemble des activités externes qu’il exerce. Seules les activités suivantes doivent être déclarées à l’Autorité par le représentant :

  • Les activités constituant une prestation de services liés aux finances;
  • Les activités exigeant la séparation des clientèles.

Si le représentant doit produire une déclaration à l’Autorité, il n’a pas à suspendre ses activités externes. Il peut exercer celles-ci dans la mesure où il respecte toutes ses obligations et les restrictions que le cabinet pourrait lui imposer, le cas échéant. De plus, si la déclaration à l’Autorité est complète et que les engagements sont pris adéquatement, l’Autorité ne communiquera pas avec le représentant à ce sujet.

Une activité externe déclarée avant le 2 décembre 2023 n’a pas à être déclarée à nouveau à l’Autorité. Le représentant doit continuer de se conformer aux indications émises par l’Autorité à la suite de cette déclaration. S’il a changé de cabinet depuis, il doit divulguer l’activité externe aux cabinets auxquels il est actuellement rattaché, lesquels devront mettre en place les actions visant à s’assurer que le représentant se conforme à la LDPSF et à ses règlements.

Activités externes constituant une prestation de services liés aux finances

Le représentant doit déclarer à l’Autorité toute activité externe constituant une prestation de services liés aux finances. Le représentant doit également déclarer ces activités lorsque les services sont offerts par l’entremise d’une société dont il est un actionnaire, un associé, un administrateur ou un dirigeant.

À noter qu’une activité externe constituant une prestation de services liés aux finances pourrait par ailleurs exiger la séparation des clientèles. Veuillez consulter la section Activités externes exigeant la séparation des clientèles.

Aucune déclaration n’est nécessaire si l’activité externe découle d’un droit de pratique accordé par l’Autorité.

L’Autorité considère notamment que les activités externes suivantes constituent une prestation de services liés aux finances :

  • Fournir des produits ou des services de prêt ou de dépôt, ou d’autres produits ou services bancaires;
  • Octroyer des prêts ou accepter des dépôts d’argent;
  • Faciliter ou administrer des prêts hypothécaires, notamment à titre d’agent hypothécaire ou d’administrateur d’hypothèques;
  • Exploiter une entreprise de services monétaires offrant, entre autres, des services d’échange de devises, de transfert de fonds ou d’émission et d’encaissement de mandats, de chèques de voyage ou d’instruments similaires;
  • Fournir des services fiscaux, notamment de déclaration de revenus, ou des conseils fiscaux;
  • Fournir des services de comptabilité ou de tenue de comptes;
  • Fournir des services de financement de sociétés à titre de contrôleur, trésorier ou chef des finances;
  • Fournir des services de conseil en restructuration du crédit ou de dettes;
  • Fournir des services de conseil sur les fusions et acquisitions;
  • Effectuer une surveillance ou un examen indépendant, ou fournir une opinion d’expert en ce qui a trait à la gestion des actifs financiers d’une entité.

Activités externes exigeant la séparation des clientèles

Le représentant doit déclarer à l’Autorité toute activité externe exigeant la séparation des clientèles. Si le représentant exerce l’une des activités énumérées dans la liste ci-dessous, il lui est interdit de solliciter et d’agir à titre de représentant certifié auprès de la personne physique pour laquelle il exerce ces autres activités (la « séparation des clientèles »).

Cette règle s’applique aussi à la famille de la personne physique auprès de laquelle le représentant exerce ces autres activités, soit les personnes que le représentant sait être le conjoint ou la conjointe de cette personne physique, ses enfants ou ceux de son conjoint ou de sa conjointe, son père, sa mère, ses frères, ses sœurs, le conjoint ou la conjointe de son père ou de sa mère, le père ou la mère de son conjoint ou de sa conjointe, ou le conjoint ou la conjointe de son ou ses enfants.

L’obligation de séparer les clientèles s’applique tant que dure l’exercice de l’activité externe. Ainsi, le représentant doit séparer ses clientèles tant qu’il exerce l’activité externe ou qu’il peut être amené à l’exercer auprès de la personne physique et de sa famille, le cas échéant.

Assurance de personnes

  • Juge ou policier;
  • Ministre du culte ou dirigeant d’un organisme religieux;
  • Membre de l’Ordre professionnel des avocats du Québec;
  • Membre de l’Ordre professionnel des notaires du Québec;
  • Membre de l’Ordre professionnel des infirmières et infirmiers du Québec;
  • Membre de l’Ordre professionnel des médecins du Québec;
  • Enseignant dans un établissement d’enseignement de niveau secondaire, collégial ou universitaire;
  • Directeur de funérailles ou toute autre fonction similaire dans le domaine funéraire;
  • Consultant en immigration et en citoyenneté;
  • Syndic de faillite;
  • Membre de la direction ou employé d’un syndicat autre qu’un syndicat de représentants ou d’une association professionnelle;
  • Membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés, dans la mesure où l’exercice de cette activité nécessite qu’il soit titulaire d’un permis de comptabilité publique;
  • Courtier immobilier;
  • Toute activité qui place le représentant en situation d’influence en raison de sa nature ou de la formation ou de l’expertise qu’elle exige. Pour aider à déterminer si l’activité place le représentant en situation d’influence, il y a lieu de tenir compte du degré de sensibilité de la personne physique du fait qu’elle se fie aux connaissances ou à l’expertise que l’activité externe exige, ou du fait de la confiance accordée à l’activité externe.

Planification financière

  • Juge ou policier;
  • Ministre du culte ou dirigeant d’un organisme religieux;
  • Membre de l’Ordre professionnel des infirmières et infirmiers du Québec;
  • Membre de l’Ordre professionnel des médecins du Québec;
  • Enseignant dans un établissement d’enseignement de niveau secondaire, collégial ou universitaire;
  • Consultant en immigration et en citoyenneté;
  • Syndic de faillite;
  • Membre de la direction ou employé d’un syndicat autre qu’un syndicat de représentants, ou d’une association professionnelle;
  • Courtier immobilier;
  • Toute activité qui place le représentant en situation d’influence en raison de sa nature ou de la formation ou de l’expertise qu’elle exige.  Pour aider à déterminer si l’activité place le représentant en situation d’influence, il y a lieu de tenir compte du degré de sensibilité de la personne physique du fait qu’elle se fie à aux connaissances ou à l’expertise que l’activité externe exige, ou du fait de la confiance accordée à l’activité externe.

Assurance collective de personnes

  • Juge ou policier;
  • Ministre du culte ou dirigeant d’un organisme religieux;
  • Membre de l’Ordre professionnel des avocats du Québec;
  • Membre de l’Ordre professionnel des notaires du Québec;
  • Enseignant dans un établissement d’enseignement de niveau secondaire, collégial ou universitaire;
  • Consultant en immigration et en citoyenneté;
  • Syndic de faillite;
  • Membre de la direction ou employé d’un syndicat autre qu’un syndicat de représentants ou d’une association professionnelle;
  • Membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés, dans la mesure où l’exercice de cette activité nécessite qu’il soit titulaire d’un permis de comptabilité publique;
  • Courtier immobilier.

Assurance de dommages

  • Juge ou policier;
  • Ministre du culte ou dirigeant d’un organisme religieux;
  • Membre de l’Ordre professionnel des avocats du Québec;
  • Membre de l’Ordre professionnel des notaires du Québec;
  • Enseignant dans un établissement d’enseignement de niveau secondaire, collégial ou universitaire;
  • Consultant en immigration et en citoyenneté;
  • Syndic de faillite;
  • Membre de la direction ou employé d’un syndicat autre qu’un syndicat de représentants, ou d’une association professionnelle;
  • Membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés, dans la mesure où l’exercice de cette activité nécessite qu’il soit titulaire d’un permis de comptabilité publique;
  • Courtier immobilier;
  • Vendeur, locateur, réparateur de véhicules routiers et de véhicules hors route ou d’embarcations;
  • Vendeur, locateur ou réparateur de biens meubles, dans la mesure où le produit ou le service est spécifiquement lié au bien. Par exemple, le représentant peut se livrer à des activités de vendeur, locateur ou réparateur de biens meubles de valeur modique tels que des plats de conservation en plastique, des bijoux artisanaux, des articles de décoration ou des produits d’alimentation s’il ne s’agit pas de biens pour lesquels le représentant offrirait spécifiquement une assurance par un avenant. Ainsi, le représentant peut exercer l’activité de vendeur, locateur ou réparateur de biens auprès de sa clientèle de courtier ou d’agent en assurance de dommages si ces biens sont couverts dans un ensemble, notamment par l’équivalent de la Garantie C – Biens meubles (contenu) du Formulaire d’assurance habitation 1501 du Québec du Bureau d’assurance du Canada;
  • Entrepreneur au sens de l’article 7 de la Loi sur le bâtiment, RLRQ, c. B-1.1;
  • Fournisseur de services requis à l’occasion d’un sinistre. Il s’agit notamment des services suivants : estimation, restauration, réparation ou nettoyage après sinistre, protection des lieux, pompage ou assèchement contrôlé, décontamination, récupération, recyclage de construction ou démolition.

Expertise en règlement de sinistres

  • Juge ou policier;
  • Ministre du culte ou dirigeant d’un organisme religieux;
  • Enseignant dans un établissement d’enseignement de niveau secondaire, collégial ou universitaire;
  • Consultant en immigration et en citoyenneté;
  • Syndic de faillite;
  • Membre de la direction ou employé d’un syndicat autre qu’un syndicat de représentants ou d’une association professionnelle;
  • Courtier immobilier;
  • Vendeur, locateur, réparateur de véhicules routiers et de véhicules hors route ou d’embarcations;
  • Vendeur, locateur ou réparateur de biens meubles, dans la mesure où le produit ou le service est spécifiquement lié au bien. Par exemple, l’expert en sinistre peut se livrer à des activités de vendeur, locateur ou réparateur de biens meubles de valeur modique tels que des plats de conservation en plastique, des bijoux artisanaux, des articles de décorations ou des produits d’alimentation s’il ne s’agit pas de biens qui seraient assurés spécifiquement par un avenant. Ainsi, l’expert en sinistre peut exercer l’activité de vendeur, locateur ou réparateur de biens auprès de sa clientèle d’expert en règlement de sinistres si ces biens sont couverts dans un ensemble, notamment par l’équivalent de la Garantie C – Biens meubles (contenu) du Formulaire d’assurance habitation 1501 du Québec du Bureau d’assurance du Canada;
  • Entrepreneur au sens de l’article 7 de la Loi sur le bâtiment, RLRQ, c. B-1.1;
  • Fournisseur de services requis à l’occasion d’un sinistre. Il s’agit notamment des services suivants : estimation, restauration, réparation ou nettoyage après sinistre, protection des lieux, pompage ou assèchement contrôlé, décontamination, récupération, recyclage de construction ou démolition.

Courtage hypothécaire

  • Juge ou policier;
  • Ministre du culte ou dirigeant d’un organisme religieux;
  • Membre de l’Ordre professionnel des avocats du Québec;
  • Membre de l’Ordre professionnel des notaires du Québec;
  • Enseignant dans un établissement d’enseignement de niveau secondaire, collégial ou universitaire;
  • Consultant en immigration et en citoyenneté;
  • Syndic de faillite;
  • Membre de la direction ou employé d’un syndicat autre qu’un syndicat de représentants ou d’une association professionnelle;
  • Membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés, dans la mesure où l’exercice de cette activité nécessite qu’il soit titulaire d’un permis de comptabilité publique;
  • Prêteur de sommes d’argent;
  • Administrateur de prêt, sauf s’il agit pour le compte de la personne physique qui souhaite contracter ou a contracté un prêt garanti par hypothèque immobilière;
  • Membre de l’Ordre professionnel des évaluateurs agréés du Québec;
  • Inspecteur en bâtiment.

Quand et comment déclarer une activité externe à l’Autorité

Le postulant doit aviser l'Autorité dès qu’il remplit une demande d’autorisation de période probatoire. Par la suite, le représentant doit aviser l’Autorité dans les 30 jours suivant tout changement à un renseignement ou un document fourni concernant ses activités externes. Un postulant ne doit donc pas attendre la délivrance de son certificat pour déclarer l’exercice d’activités externes constituant une prestation de services liés aux finances ou exigeant la séparation des clientèles. De même, un représentant ne doit pas attendre le renouvellement de son certificat pour faire ces déclarations.

Si le représentant est inscrit aux services en ligne (SEL), il doit :

  1. Accéder d’abord aux SEL;
  2. Valider les informations d’identification;
  3. Sous le menu « Assurance, pl. fin. et courtage hypothécaire », sélectionner la demande « Déclaration d’une activité externe »;
  4. Transmettre la demande.

Si le représentant n’est pas inscrit aux SEL, il peut :

  1. S'inscrire aux SEL en suivant les étapes; OU
  2. Acheminer le formulaire Déclaration d’une activité externe (pdf - 338 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 2 décembre 2023Déclaration d'une activité externe par la poste.

Si le représentant est également inscrit en vertu de la Loi sur les valeurs mobilières ou de la Loi sur les instruments dérivés, il doit informer la société auprès de laquelle il est inscrit de son activité externe. La société dispose de 30 jours suivant le début de l’activité pour effectuer la déclaration au dossier d’inscription dans la BDNI, le cas échéant.

Apporter une modification à une activité externe déjà déclarée

Le représentant doit aviser l’Autorité de toute modification à un renseignement ou à un document fourni concernant ses activités externes dans les 30 jours suivant ce changement.

Si le représentant est inscrit aux services en ligne (SEL), il doit :

  1. Accéder d’abord aux SEL;
  2. Valider les informations d’identification;
  3. Sous le menu « Autres », sélectionner « Autres demandes »;
  4. Sélectionner le type de demande « Autre demande – Certification et inscription »;
  5. Remplir le champ « Description » afin de préciser les changementsLe représentant peut consulter en tout temps ses déclarations antérieures dans les SEL en cliquant sur le menu déroulant « Dossier client », puis en sélectionnant « Suivi des demandes ». concernant ses activités externes;
  6. Transmettre la demande.

Si le représentant n’est pas inscrit aux SEL, il peut :

  1. S'inscrire aux SEL en suivant les étapes; OU
  2. Acheminer les documents appuyant ses propos par la poste.

Si le représentant est également inscrit en vertu de la Loi sur les valeurs mobilières ou de la Loi sur les instruments dérivés, il doit informer la société auprès de laquelle il est inscrit de toute modification à un renseignement ou à un document fourni concernant ses activités externes. La société dispose de 30 jours pour déclarer les changements au dossier d’inscription dans la BDNI.