Informations utiles à l’attention des inscrits en vertu de la Loi sur la distribution de produits et services financiers en période de COVID-19

Dernière mise à jour : 9 avril 2020

Les mesures mises en place par le gouvernement du Québec pour faire face à la pandémie de la maladie à coronavirus (la « COVID- 19 ») ont amené plusieurs entreprises à revoir leurs façons de faire. 

L’Autorité des marchés financiers (« l'Autorité »), la Chambre de la sécurité financière Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre (« CSF »), la Chambre de l’assurance de dommages Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre (« ChAD ») et l’Institut québécois de planification financière Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre (« IQPF ») ont adopté des mesures appropriées, compte tenu des circonstances actuelles, mais demeurent pleinement opérationnelles alors que leurs employés travaillent principalement à distance. 

Cette page vise à informer les cabinets – leurs représentants et employés - les sociétés autonomes et les représentants autonomes (les « inscrits ») des mesures prises par l’Autorité pour accompagner l’industrie dans cette période d’instabilité. Vous y trouverez également des références sur les outils disponibles et les pratiques devant être mises de l’avant pour faire face à la situation actuelle dans le respect des obligations réglementaires.

Cette page  sera mise à jour en continu pour tenir compte de l’évolution de la situation et des questions des inscrits.

Plan de continuité des activités dans le cadre de la pandémie

L’épidémie de Coronavirus (la « Covid-19  ») est maintenant qualifiée de pandémie par l’Organisation mondiale de la santé. Par ailleurs, notre gouvernement nous demande de prendre certaines mesures pour ralentir le plus possible la propagation du virus dans la population québécoise.

Dans ce contexte, les cabinets de services financiers - leurs représentants et leurs employés -, les sociétés autonomes et les représentants autonomes (les « cabinets ») doivent prendre des mesures afin d’assurer la continuité de leurs activités. L’Autorité souhaite sensibiliser les cabinets aux risques reliés au Covid-19.

Rappel des pratiques

Afin, notamment, d’assurer la disponibilité des services aux consommateurs, l’Autorité s’attend à ce que les cabinets actualisent leur plan de continuité des activités (le « plan ») et en diffusent le contenu à leurs représentants, leurs employés et leurs partenaires. De plus, s’ils impartissent des activités, ils s’assurent que les mesures mises en place par les personnes à qui ces activités sont imparties en assurent la continuité.

Le plan de continuité peut varier d’un cabinet à l’autre, en fonction de sa taille, de la nature et de la complexité de leurs activités.

Mesures à préconiser

L’Autorité recommande aux cabinets de prendre les mesures suivantes :

  • Sensibiliser le personnel:
    • aux mesures d’hygiène préconisées par la direction de la santé publique;
    • aux symptômes de la Covid-19;
  • La planification de mesures d’isolement pour le personnel qui ressent des symptômes ou qui a voyagé à l’étranger;
  • Le travail à distance, lorsque le matériel informatique le permet et que les mesures de sécurité et de protection de la confidentialité sont en place, devrait être considéré comme une alternative. Dans cette situation, le cabinet n’a pas à déclarer les adresses personnelles comme place d’affaires.
  • Planifier des rencontres avec les clients via des plateformes technologiques ou virtuelles, lorsque possible.

Mise en œuvre du plan de continuité

Les cabinets qui déploient leur plan doivent continuer de respecter leurs obligations.

Si des cabinets éprouvent des difficultés à mettre en œuvre leur plan ou que la situation cause ou pourrait causer des interruptions de service auprès de la clientèle, ils peuvent écrire à l’Autorité à l’adresse centre.info@lautorite.qc.ca afin d’obtenir de l’assistance.

Panneau d'information

Demande d'information

L’Autorité maintient ses services d’assistance à la clientèle.

À tout moment, vous pouvez faire une demande via les services en ligne de l’Autorité (SEL) ou par courriel à l’adresse : centre.info@lautorite.qc.ca.

Un membre du personnel de l’Autorité vous contactera dans les meilleurs délais.

Fin du panneau d'information

Assermentation

Certains documents devant être transmis à l’Autorité doivent être signés devant un commissaire à l’assermentation.

Consultez le document Exigences à respecter pour une assermentation à distance Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.

Accommodements et réaménagement des activités de l’Autorité

Représentants, représentants autonomes, cabinets et sociétés autonomes

Renouvellement de certificat et maintien d’inscription

L’Autorité offre un délai supplémentaire pour faire le renouvellement de certificat et le maintien d’inscription.

Ainsi, les représentants, incluant les représentants autonomes, dont l’échéance pour le renouvellement est prévue le 31 mars auront jusqu’au 31 mai pour procéder à leur renouvellement ainsi qu’à leur maintien, le cas échéant. Ceux dont l’échéance est prévue le 30 avril auront jusqu’au 30 juin pour le faire.

Tous les cabinets et les sociétés autonomes dont le maintien est prévu le 1er mai auront jusqu’au 1er septembre pour procéder à leur maintien d’inscription. L’Autorité rappelle que les inscrits doivent maintenir une assurance responsabilité en vigueur et en transmettre une copie à l’Autorité.

Demandes de rattachement

Les demandes de rattachement (pdf - 198 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 1er mai 2020 formulées par les inscrits continuent d’être traitées. Toutefois, des délais plus importants qu’à l’habitude sont à prévoir. L’Autorité rappelle que le représentant ne peut agir tant que l’Autorité n’a pas confirmé son rattachement au cabinet.

Qualification des inscrits en assurance de dommages

Le délai pour soumettre le formulaire de qualification est terminé. Les inscrits n’ayant pas encore transmis leur formulaire de qualification en assurance de dommages sont invités à le faire dès que possible ou à communiquer avec le centre d’information pour tout enjeu.

Divulgation d’un nouvel établissement

L’inscrit n’a pas à déclarer, à titre de nouvel établissement, les résidences des représentants et des employés qui font du télétravail, que cette mesure soit en place à titre exceptionnelle ou non.

Transmission de documents à l’Autorité

Nos services en ligne sont pleinement fonctionnels et demeurent la voie privilégiée pour effectuer toutes demandes à l’Autorité et pour transmettre les documents requis au traitement de ces demandes. Des délais additionnels pour le traitement des documents reçus par la poste pourraient être éventuellement rencontrés.

Pour les inscrits n’ayant pas accès aux SEL, l’Autorité accepte de façon exceptionnelle, de recevoir par courriel une copie des documents signés plutôt que de les recevoir par la poste. Par mesure préventive, il est recommandé de conserver les originaux. L’Autorité rappelle également que les informations de paiement doivent être transmises par la poste et non par courriel. 

L’Autorité acceptera temporairement que les documents devant en temps normal être signés à la fois par un représentant et son dirigeant ou son superviseur soient remplacés par une confirmation par courriel du dirigeant ou du superviseur de son accord ou de sa connaissance de la situation faisant l’objet de la demande.

Signature électronique

L’encadrement de l’Autorité n’interdit pas les signatures électroniques. L’inscrit doit toutefois s’assurer que les directives internes de l’assureur permettent d’y recourir. De plus, l’utilisation de la signature électronique doit respecter les règles prévues au Code civil du Québec et à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.

Inspections par l’Autorité

Les activités d’inspection sont maintenues à distance. L’Autorité fera preuve de souplesse et adaptera ses interventions.  

Des délais pour la remise de documents ou de commentaires pourront être accordés, la priorité étant de permettre aux inscrits de mettre en œuvre leur plan de continuité des affaires.

Vous pouvez communiquer avec l’inspecteur attitré à votre dossier pour toute demande d’information.

Enquêtes déontologiques des syndics de la ChAD et de la CSF

Les travaux d’enquêtes déontologiques se poursuivent. L’Autorité, la ChAD et la CSF continuent de collaborer et d’échanger en temps opportun sur les dossiers.

Défis pour les inscrits en période de COVID-19

Le climat d’incertitude actuel requiert que les clients puissent obtenir des explications concernant leur situation lorsqu’ils en manifestent le besoin. La continuité des affaires implique pour plusieurs inscrits le télétravail des employés et des représentants, ce qui apporte son lot de défis en matière de supervision.

Conformité

Le contexte actuel peut être propice à l’émergence de pratiques qui seraient contraires au traitement équitable des clients. L’inscrit doit maintenir sa vigilance à cet égard.

Obligations réglementaires et déontologiques des représentants

Malgré la situation exceptionnelle en cours, les représentants doivent s’assurer de respecter leurs obligations réglementaires et déontologiques.

L’Autorité vous invite à consulter les communications préparées par la CSF Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre et la ChAD Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre afin de répondre aux questions reliées à la COVID-19 les plus fréquentes chez les représentants.

L’Autorité rappelle également aux cabinets et aux représentants qu’il est interdit en toutes circonstances, de payer une prime d’assurance au nom d’un client ou de prêter des sommes à un client afin de payer une prime d’assurance, et ce, afin notamment d’éviter de se placer dans une situation de conflit d’intérêt. Toute modulation du paiement de la prime d’assurance doit plutôt être convenue avec l’assureur.

Représentants qui agissent pour le compte d’un inscrit

L’Autorité rappelle que seuls les représentants détenteurs d’un certificat dans la discipline appropriée peuvent agir auprès des clients de l’inscrit. Cette situation demeure inchangée malgré le contexte actuel.

Consultez l’Avis sur la collecte de renseignements et le conseil en assurance pour obtenir des explications sur les activités propres aux représentants.

Confidentialité

L’inscrit doit s’assurer que ses représentants et employés s’abstiennent d’exercer leurs activités dans des conditions susceptibles de nuire à la qualité du service et respectent les règles établies en matière de confidentialité des renseignements.

Dans un contexte de télétravail, des mesures doivent être prises pour éviter que les renseignements personnels ou confidentiels soient accessibles à des tiers par exemple, la plateforme ou les logiciels de stockage utilisés doivent être verrouillés lorsqu’inutilisés. Un rappel des politiques de l’inscrit à cet égard est recommandé.

Cybersécurité

Les représentants et les cabinets, tout comme les clients, sont plus susceptibles qu’à l’habitude d’être victimes, entre autres, d’opérations d’hameçonnage. Une vigilance accrue face aux menaces est de mise.

Outils pratiques

Notre site Web regorge d’information pouvant vous guider dans votre pratique, plus particulièrement la section portant sur les représentants et les cabinets.

Voir les communiqués de l’Autorité en lien avec la COVID-19.

  • COVID-19 : informations importantes aux voyageurs et aux investisseurs
  • L’Autorité poursuit ses activités d’encadrement des marchés et de protection des consommateurs

Les documents suivants ont été publiés spécialement pour vous aider dans le contexte de la COVID-19 :

L’Autorité rappelle également l’existence des guides destinés à vous accompagner dans votre pratique

Guide sur la gouvernance et la conformité des inscrits en vertu de la Loi sur la distribution de produits et services financiers (pdf - 5 Mo)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 14 mars 2018Ce guide détaille et vulgarise le cadre réglementaire, les attentes de l'Autorité et les bonnes pratiques en matière de gouvernance et de conformité.

Guide pratique pour l’industrie des services financiers ­– Protéger un client en situation de vulnérabilité (pdf - 570 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreMise à jour effectuée le 3 juin 2019Guide pratique pour l’industrie des services financiers, Protéger un client en situation de vulnérabilité