Le nom

Le représentant, le cabinet et la société autonome doivent se présenter en utilisant leur nom tel qu’il est inscrit dans le registre de l’Autorité des marchés financiers.

« Le cabinet, le représentant autonome ou la société autonome doit, dans sa publicité, ses représentations ou ses sollicitations auprès de la clientèle, utiliser son nom ou, le cas échéant, les autres noms qu’il utilise au Québec dans l’exercice de ses activités […].»Règlement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome, art. 1 al. 1.

À cet égard, vous devez transmettre à l’Autorité des marchés financiers tous les noms que vous entendez utiliser au Québec dans l’exercice de vos activitésRèglement relatif à l’inscription d’un cabinet, d’un représentant autonome et d’une société autonome, D-9.2, r. 15, art. 2 (1°), 4 (1°) et 6 (1°). et l’informer dans les 30 jours de tout changement qui s’y rapporteIbidem, art. 9..

Comme représentant, vous devez utiliser votre nom tel qu’il figure sur votre certificat.

L’adresse

L’adresse d’affaire qui doit figurer sur votre carte professionnelle est celle inscrite au registre de l’Autorité des marchés financiers.

Le titre

Le représentant, le cabinet et la société autonome doivent indiquer le ou les titres sous lesquels ils exercent leurs activités.

Les titres obligatoires et les titres autorisés

En tant que représentant, cabinet ou société autonome, vous devez impérativement indiquer le titre précis que vous êtes autorisé à utiliser en vertu de la Loi sur la distribution.

De plus, cette loi prévoit que la Chambre de la sécurité financière a la compétence exclusive pour autoriser un représentant en assurance de personnes ou un représentant en assurance collective de personnes à utiliser le titre d’assureur-vie agréé et l’abréviation « A.V.A. », ou le titre d’assureur-vie certifié et l’abréviation « A.V.C. ». Il en est de même pour la Chambre de l’assurance de dommages qui autorise un courtier en assurance de dommages à utiliser le titre de courtier d’assurance agréé et l’abréviation « C.d’A.A. », ou le titre de courtier d’assurance associé et l’abréviation « C.d’A.Ass. »LDPSF, art. 317 et 318..

Les titres pour le représentant

Vous devez utiliser le titre précis qui correspond à vos activités de représentant.

Tableau 1

Disciplines et catégories de Discipline	Titres obligatoiresRèglement relatif à la délivrance et au renouvellement du certificat de représentant, D-9.2, r. 7, art. 1 à 12.	Titres autorisés
Assurance de personnes – 1a	Conseiller en sécurité financière	Assureur-vie agréé ou l’abréviation « A.V.A. » ou Assureur-vie certifié ou l’abréviation « A.V.C. »Titres autorisés par la Chambre de la sécurité financière : LDPSF, art. 317.
Assurance contre la maladie ou les accidents –1b	Conseiller en sécurité financière	Assureur-vie agréé ou l’abréviation « A.V.A. » ou Assureur-vie certifié ou l’abréviation « A.V.C. »#8
Assurance de dommages – 3a (agent) – 4a (courtier)	Agent ou courtier en assurance de dommages	Courtier d’assurance agréé ou l’abréviation « C. d’A.A. » ou Courtier d’assurance associé ou l’abréviation « C. d’A.Ass. »Titres autorisés par la Chambre de l’assurance de dommages : Ibidem, art. 318.
Assurance de dommages des particuliers – 3b (agent) – 4b (courtier)	Agent ou courtier en assurance de dommages des particuliers	Courtier d’assurance agréé ou l’abréviation « C. d’A.A. » ou Courtier d’assurance associé ou l’abréviation « C. d’A.Ass. »#9
Assurance de dommages des entreprises – 3c (agent) – 4c (courtier)	Agent ou courtier en assurance de dommages des entreprises	Courtier d’assurance agréé ou l’abréviation « C. d’A.A. » ou Courtier d’assurance associé ou l’abréviation « C. d’A.Ass. »#9
Expertise en règlement de sinistres – 5a	Expert en sinistre
Expertise en règlement de sinistres en assurance de dommages des particuliers – 5b	Expert en sinistre en assurance de dommages des particuliers
Expertise en règlement de sinistres en assurance de dommages des entreprises – 5c	Expert en sinistre en assurance de dommages des entreprises
Planification financière – 6	Planificateur financier ou l’abréviation « Pl. Fin. »Certains titres similaires à celui de planificateur financier sont interdits. Voir le Règlement sur les titres similaires à celui de planificateur financier, D-9.2, r. 20.

Les titres pour les cabinets et les sociétés autonomes

Le cabinet ou la société autonome doit utiliser le titre précis qui correspond à ses activités.

Tableau 2

Disciplines	TitresRèglement relatif à l’inscription d’un cabinet, d’un représentant autonome et d’une société autonome, art. 11 à 14.6.
Assurance de personnes	Cabinet en assurance de personnes Cabinet de courtage en assurance de personnesIbidem, art. 14.2 et 14.3, s’il satisfait aux conditions mentionnées à ces articles.
Assurance collective de personnes	Cabinet en assurance collective de personnes Cabinet de courtage en assurance collective de personnesIbidem., art. 14.4 et 14.5, s’il satisfait aux conditions mentionnées à ces articles.
Assurance de dommages	Cabinet en assurance de dommages - sauf s'il est inscrit à titre d'agence en assurance de dommages Cabinet de courtage en assurance de dommagesIbidem, art. 14.1.
Expertise en règlement de sinistres	Cabinet d’expertise en règlement de sinistres
Planification financière	Cabinet en planification financière

Les titres prévus lors du cumul de disciplines

Le cabinet et la société autonome peuvent respectivement utiliser, s’ils sont inscrits dans au moins deux disciplines prévues dans la Loi sur la distribution, les titres de « cabinet de services financiers »Ibidem, art. 13. et de « société autonome de services financiers »Ibidem, art. 14. au lieu des titres mentionnés dans le tableau ci-dessus. La possibilité d’utiliser le titre prévu au premier alinéa ne dispense pas une agence en assurance de dommages de se présenter également sous ce titre. 

Un cabinet inscrit dans une discipline prévue dans la Loi sur la distribution qui est aussi inscrit à titre de courtier en épargne collective ou de courtier en plans de bourses d’études en vertu de la Loi sur les valeurs mobilières, L.R.Q., c. V-1.1, peut aussi utiliser le titre de « cabinet de services financiers »Ibidem, art. 13..

Le titre de « cabinet de courtage de services financiers » peut également être utilisé si le cabinet satisfait aux conditions prévues dans au moins deux des dispositions suivantes : celles du troisième alinéa de l’article 75 de la Loi et celles des articles 14.2 à 14.5 du Règlement relatif à l’inscription d’un cabinet, d’un représentant autonome et d’une société autonome Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtreIbidem, art. 14.6.  

Voici la description des renseignements et des situations d’affaires qui vous aidera à définir ce que vous pouvez indiquer ou non dans vos communications ou représentations avec votre clientèle.

La fonction

La fonction est la position hiérarchique qu’occupe une personne au sein d’une entreprise. Ce n’est pas un titre au sens du présent guide.

La fonction est liée au poste qu’une personne occupe et demeure purement objective. Si la fonction diffère d’une entreprise à l’autre, selon sa structure, elle ne prête pas à confusion. La fonction réfère toujours à une réalité objective. Par exemple, un représentant peut être chef d’équipe, directeur des ventes, directeur de la conformité, etc.

Le représentant qui exerce une fonction liée au poste qu’il occupe peut mentionner ce fait sur sa carte professionnelle.

Le qualificatif

Le qualificatif est un ajout, une mention, un adjectif, qui n’est pas exclusivement basé sur des notions objectives, par exemple : « émérite », « senior », « de classe », « réputé », « expert », « spécialiste ».

Aucun qualificatif n’est permis dans les représentations.

La mention spéciale

La mention spéciale est une exception qui vous est attribuée dans l’exercice de vos activités conformément à la LDPSF. Elle figure sur votre certificat.

Les 2 mentions spéciales sont :

• Mention C - Courtage spécial
• Mention E - Expertise en règlement de sinistres à l’égard des polices souscrites par l’entremise du cabinet auquel il est rattaché.

Le représentant qui a une mention spéciale sur son certificat peut utiliser le nom exact de la mention, mais ne peut pas se créer un titre à partir de cette mention.

Le cumul d’emploi, la formation et les diplômes

Les représentations servent uniquement à l’exercice des activités de représentant. Elles ne peuvent servir à l’exercice des activités d’un autre emploi, si la personne les cumule. Cette règle doit être comprise en tenant compte de l’exception expliquée dans la rubrique du présent guide concernant le titre selon laquelle vous pourrez utiliser un titre associé à une formation ou un diplôme obtenu s’il est en lien avec l’exercice de vos activités de représentant, qu’il n’est pas incompatible avec ces activités et qu’il ne prête pas à confusion.

Ainsi, en plus des titres obligatoires et de ceux qu’il est expressément permis d’indiquer, vous pouvez aussi mentionner dans vos représentations la formation et les diplômes dont vous êtes titulaire ainsi que les titres détenus en vertu de cette formation ou de ces diplômesRèglement sur l’exercice des activités des représentants, art. 11..

Cette indication est permise si elle ne prête pas à confusion et si la formation et les diplômes sont liés à l’exercice des activités de représentant et ne sont pas incompatibles avec ces activités.

Un tel renseignement doit aussi avoir une utilité et une pertinence. La formation continue ou la mise à niveau des connaissances, par exemple, ne se qualifient pas comme une formation dont la mention est permise.

La référence à l’Autorité des marchés financiers

L’utilisation du logo de l’Autorité des marchés financiers ou la prétention qu’un produit ou un service est reconnu par elle ou par un autre organisme est interditeRèglement sur le cabinet, le représentant autonome et la société autonome, art. 2 et 3 (1°).. À cet égard, la prudence est de mise. Une référence à l’Autorité des marchés financiers, même sans l’emprunt de son logo, peut prêter à confusion si une personne raisonnable peut croire que l’organisme est impliqué dans la représentation. Si un représentant souhaite informer ses clients de la détention d’un certificat de l’Autorité des marchés financiers, le meilleur moyen est d’en indiquer le numéro.

L’image

Vos représentations peuvent comporter une photo, un dessin ou un logo dans la mesure où l’image choisie est assez petite par rapport aux autres renseignements et qu’elle ne prête pas à confusionRèglement sur l’exercice des activités des représentants, art. 14..

Une image peut prêter à confusion si, par exemple, elle peut amener à vous confondre avec un autre ou si elle peut faire croire que vous êtes associé ou rattaché à un autre sans l’être.

Les situations d’affaires

Le partenariat

Si vous avez un partenariat avec un assureur ou un autre cabinet, représentant autonome ou société autonome, vous pouvez l’inscrire sur votre carte professionnelle.

Voici des désignations permises :

• Cabinet partenaire de…
• Représentant autonome partenaire de…
• Société autonome partenaire de…
• Distributeur autorisé par…

Le cabinet ne doit pas mentionner de lien avec l’Autorité des marchés financiers. Par exemple, l’utilisation de « cabinet partenaire de l’Autorité des marchés financiers » est interdite.

Si vous exercez pour plusieurs cabinets, il faut énoncer clairement quelles disciplines vous exercez et pour quel cabinet. Vous utiliserez préférablement des cartes professionnelles différentes, mais vous pouvez utiliser le recto et le verso d’une même carte. Par exemple, vous utiliserez le recto pour indiquer dans quelles disciplines vous agissez pour le compte du cabinet A et le verso pour celles du cabinet B. Le client doit être en mesure de savoir dans quelles disciplines vous agissez pour le compte du cabinet A et du cabinet B.

Le partenaire que vous mentionnez dans vos représentations doit lui-même être inscrit à l’Autorité des marchés financiers. Le partenariat doit être en lien avec les produits et services financiers. Il ne s’agit pas d’indiquer que vous êtes membre d’une association ou d’un regroupement qui n’a pas de lien avec les activités pour lesquelles vous êtes autorisé à exercer en vertu de la LDPSF.

Bien que vous puissiez indiquer le nom de votre partenaire, vous ne devez pas indiquer les disciplines dans lesquelles ce partenaire est autorisé à exercer. Vous indiquez uniquement les vôtres.

Vos représentations ne doivent pas laisser croire que vous êtes rattaché au cabinet dont vous n’êtes, dans les faits, que partenaire; il est essentiel que votre mode d’exercice soit clairement indiqué.

La papeterie transmise au client ne peut pas être au nom du cabinet partenaire, mais le partenariat peut y être indiqué.

La relation avec un assureur

Si vous êtes un représentant autonome, un cabinet ou une société autonome et que vous distribuez les produits d’un assureur en particulier, vous pouvez inscrire le nom et mettre le logo de cet assureur sur votre carte aux mêmes conditions que celles mentionnées ci-dessus concernant le partenariat. Vous devez indiquer votre mode d’exercice et le nom de l’assureur doit figurer après votre nom et vos titres et après la mention « Distributeur autorisé par… ».

L’équipe de travail

Vous pouvez mentionner le nom des collaborateurs avec qui vous avez décidé de faire équipe. Dans ce cas, les règles générales sur le partenariat s’appliquent.

En tant que représentant, vous devez, lors de votre première rencontre avec un client, lui remettre un document écrit, telle une carte professionnelle, qui doit mentionner :

• votre nom;
• votre principale adresse d’affaires (celle inscrite au registre de l’Autorité des marchés financiers), votre numéro de téléphone d’affaires et, le cas échéant, votre adresse électronique;
• la mention « représentant autonome » ou le nom du cabinet ou de la société autonome pour le compte duquel vous exercez vos activités.
• les titres prévus dans la LDPSF et que vous êtes autorisé à utiliser à titre de représentant autonome ou pour le compte du cabinet ou de la société autonome pour lequel vous agissez, selon le casRèglement sur l’exercice des activités des représentants, art. 10..

Ces renseignements doivent figurer sur votre carte professionnelle et vous ne disposez, à cet égard, d’aucune discrétion.

Cependant, vous pouvez posséder plusieurs cartes différentes, selon les disciplines dans lesquelles vous exercez. Vous présenterez alors la carte qui correspond à la discipline aux fins de laquelle vous rencontrez effectivement votre client

Le représentant autonome

Le mode d’exercice est la façon dont vous exercez vos activités. Vous êtes représentant autonome, vous agissez pour un cabinet ou vous êtes employé ou associé d’une société autonome.  

Le client doit connaître votre mode d’exercice. Comme représentant, vous devez indiquer soit le nom du cabinet ou de la société autonome pour le compte duquel vous exercez vos activités, soit la mention « représentant autonome », selon le casRèglement sur l’exercice des activités des représentants, art. 10 Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.

Le représentant et l’inscription en valeurs mobilières

Si vous exercez vos activités dans une discipline prévue à la Loi sur la distribution et que vous exercez aussi des activités en valeurs mobilières, vous vous servirez généralement de deux cartes professionnelles. Toutefois, il est possible de n’utiliser qu’une seule carte professionnelle pour ces deux activités. Dans ce cas, les renseignements en lien avec une discipline prévue à la Loi sur la distribution ne doivent pas prédominer sur ceux relatifs aux activités de valeurs mobilières. En utilisant le recto et le verso, par exemple, le client pourra trouver l’information en lien avec vos activités en valeurs mobilières d’un côté et, de l’autre, celle relative à vos activités dans la ou les disciplines visées par la Loi sur la distribution.

Le postulant en période probatoire ou en stage

Lors d’une première rencontre avec un client, le postulant en période probatoire ou en stage doit lui remettre un écrit, une carte professionnelle par exemple, sur lequel sont indiqués les éléments suivants :

• son nom;
• l’adresse et le numéro de téléphone de son lieu de travail et son adresse électronique, le cas échéant;
• les disciplines ou catégories de discipline dans lesquelles il est autorisé à agir; • le nom du cabinet ou de la société autonome pour le compte duquel il exerce ses activités;
• son titre de stagiaireRèglement relatif à la délivrance et au renouvellement du certificat de représentant, article 30 Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre et article 33 Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre..

Toutes les règles expliquées dans ce guide s’appliquent au postulant en période probatoire ou en stage avec les ajustements nécessaires, le cas échéant.

Le personnel qui ne détient pas de certificat

Le personnel qui travaille au sein d’une compagnie d’assurances, d’une institution de dépôt, d’un cabinet ou d’une société autonome, mais qui ne détient pas de certificat de représentant, ne peut utiliser les titres exclusifs aux représentants.

« Nul ne peut agir comme représentant, ni se présenter comme tel, à moins d’être titulaire d’un certificat délivré à cette fin par l’Autorité des marchés financiers.Loi sur la distribution, art. 12. Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre»

Cette règle, qui empêche qui que ce soit d’utiliser un titre exclusif à la personne qui détient un certificat de l’Autorité des marchés financiers, ne connaît aucune exception. Ce personnel ne peut pas non plus utiliser les titres similaires à celui de planificateur financier tels que « consultant en finances personnelles » ou « coordonnateur financier »Règlement sur les titres similaires à celui de planificateur financier. Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.