Date de fin d'affichage
29 avril 2018

Lieu Québec

Type de contrat Poste permanent

Sous l’autorité du secrétaire général adjoint, le titulaire de l’emploi réalise des travaux de soutien administratif et clérical pour les gestionnaires, juristes et professionnels du Secrétariat général, notamment pour la mise en forme et le traitement des documents, la gestion des communications et des dossiers, et la compilation de données.

Il effectue des travaux de soutien technique en matière de cueillette, de vérification, d’interprétation, de préparation et de transmission de données ou d’informations portant principalement sur l’application de lois, de règlements et de mesures administratives.

Il contribue également à l’offre de services à l’égard de la gestion documentaire, de la salle des dossiers et de la bibliothèque.

À ces fins, et selon les instructions du coordonnateur à la gestion documentaire intégrée, il effectue la classification, le repérage et la sortie des dossiers de l’Autorité ainsi que le classement des documents des dossiers d’assujettis. Il vérifie également la circulation de ceux-ci entre les employés et effectue la mise à jour du volet circulation des dossiers dans le système informatique de classification. Il voit à participer aux activités d’archivage des dossiers et des boîtes ainsi qu’aux commandes en provenance de l’entrepôt d’archives. Il accomplit les tâches usuelles relatives à la bibliothèque en matière de gestion des collections, de l’acquisition, du suivi budgétaire, des prêts, des recherches, du catalogage et du classement. Finalement, le titulaire répond aux demandes de la clientèle externe et interne.

Exigences et qualifications

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou une formation jugée équivalente. Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou en gestion documentaire constitue un atout;
  • Posséder de 3 à 5 années d’expérience pertinente dans des fonctions de soutien technique et un minimum d’une (1) année d’expérience pertinente en gestion de la documentation;
  • Avoir une excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite, et une bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Posséder une excellence connaissance des techniques de secrétariat et des logiciels de bureautique de la suite MS Office;
  • Détenir de très bonnes connaissances techniques pertinentes aux mandats de l’unité administrative permettant de maîtriser le vocabulaire utilisé, d’effectuer des recherches et des analyses de contenu, et d’assurer un suivi efficace des dossiers opérationnels.

Habiletés professionnelles

  • Sens aigu de l’organisation du travail;
  • Initiative et proactivité;
  • Courtoisie et discrétion;
  • Sens très développé du service à la clientèle;
  • Très grande rigueur et productivité, assurant un travail de qualité;
  • Capacité à respecter des échéanciers serrés;
  • Très bonnes habiletés relationnelles et capacité à travailler en équipe;
  • Bonne capacité d’apprentissage et d’adaptation au changement.

Veuillez prendre note que les personnes dont la candidature sera retenue devront nous remettre une copie de leurs diplômes et se soumettre obligatoirement à une enquête de bonnes mœurs et d'antécédents judiciaires en lien avec l'emploi.

Nous souscrivons à un programme d'accès à l'égalité d'emploi Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.

Postuler

Retour aux offres d'emploi