La section qui suit présente les questions les plus fréquemment posées par les superviseurs de période probatoire.

Quand remplir l'acceptation de supervision pour les demandes envoyées à l'aide des services en ligne?

Chaque fois que l’employeur fait une demande d’autorisation ou de modification de période probatoire (incluant la prolongation et le changement de superviseur), tous les superviseurs impliqués doivent prendre connaissance de la demande et remplir l’acceptation de supervision. L’Autorité confirmera par la suite la date de début de la période probatoire lors de l’envoi du certificat probatoire.

Quelles sont les qualifications requises pour être superviseur ou suppléant du superviseur?

Pour se qualifier à agir à titre de superviseur ou de suppléant du superviseur, un représentant doit :

  1. Être autorisé à exercer au moment de la période probatoire;
  2. Être titulaire d'un certificat pendant au moins 24 mois dans les 36 derniers mois, dans la même discipline ou la même catégorie de discipline que celle dans laquelle le postulant demande un certificat probatoire;    
  3. S’il n’a pas, au cours des cinq années précédant la demande du postulant, fait l’objet d’une sanction disciplinaire imposée par un comité de discipline constitué en vertu de la Loi sur la distribution de produits et services financiers Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre ou de la Cour du Québec, siégeant en appel d'une décision d'un de ces comités;
  4. N’a pas, au cours des cinq dernières années précédant la demande du postulant, été radié par un comité de discipline d’un ordre professionnel;
  5. N’a pas fait l’objet de conditions ou restrictions affectant sa capacité d’agir à titre de superviseur;
  6. N’a pas reçu dans la dernière année un deuxième avis écrit de l’Autorité pour un manquement aux obligations du superviseur.  

Lorsque le superviseur ne satisfait plus à l'une des conditions précédentes pendant la période probatoire, il cesse immédiatement d'agir à ce titre.

Le superviseur qui a reçu deux avis écrits de l'Autorité pour un manquement aux obligations prévues aux articles 46 à 50 du Règlement relatif à la délivrance et au renouvellement du certificat de représentantCe lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre ne peut agir à titre de superviseur ou de suppléant du superviseur pendant un an à compter de la date du dernier avis.

Quelles sont les obligations et responsabilités du superviseur?

Pendant la période probatoire, le superviseur est responsable de tous les actes professionnels posés par le stagiaire. Sa supervision est importante afin d'éviter les erreurs et les oublis de la part du stagiaire. De façon générale, il doit :

  • Offrir au stagiaire un milieu de travail favorable à l’apprentissage et au développement de ses compétences;
  • Constituer un dossier pour chaque stagiaire;
  • Déterminer les tâches que le stagiaire doit effectuer en précisant les délais à respecter;
  • Permettre au stagiaire d’exercer progressivement des activités réservées aux représentants;
  • Évaluer et réviser au moins une fois par semaine les tâches accomplies par le stagiaire. Une supervision plus étroite doit être effectuée si le superviseur le juge nécessaire;
  • Informer l’Autorité, dans les cinq jours, de l’abandon ou de l’interruption de la période probatoire par le stagiaire;
  • Transmettre, dans les 10 jours suivant la fin de la période probatoire, sa recommandation en remplissant le formulaire prévu à cet effet. 

Selon la discipline ou la catégorie de discipline dans laquelle est inscrit le stagiaire, le superviseur doit s'acquitter de responsabilités spécifiques :

Assurance de dommages des particuliers :
Lorsque des produits et services relatifs à l'assurance de dommages des particuliers sont offerts, le superviseur doit réviser le travail du stagiaire et consigner cette révision dans le dossier du client le prochain jour ouvrable.

Assurance de dommages des entreprises :
Le superviseur doit approuver les produits et services offerts par le stagiaire avant qu'ils ne soient proposés au client, consigner cette approbation dans le dossier du client et contresigner, le cas échéant, toute proposition ou formulaire, notamment les avis à des fins de remplacement.

Assurance contre la maladie ou les accidents :
Le superviseur doit approuver les produits et services offerts par le stagiaire avant qu'ils ne soient proposés au client, consigner cette approbation dans le dossier du client et contresigner, le cas échéant, toute proposition ou formulaire, notamment les avis à des fins de remplacement.

Assurance de personnes :
Le superviseur doit approuver les produits et services offerts par le stagiaire avant qu'ils ne soient proposés au client, consigner cette approbation dans le dossier du client et contresigner, le cas échéant, toute proposition ou formulaire, notamment les avis à des fins de remplacement.

Assurance collective de personnes :
Le superviseur doit approuver les produits et services offerts par le stagiaire avant qu'ils ne soient proposés au client, consigner cette approbation dans le dossier du client et contresigner, le cas échéant, toute proposition ou formulaire, notamment les avis à des fins de remplacement.

Le superviseur doit également faire réaliser une étude de cas, selon le modèle proposé sur le site web de l’Autorité, pour chacune des catégories de disciplines visées par l’attestation de stage.

Expertise en règlement de sinistres :
Le superviseur doit vérifier les informations recueillies par le stagiaire, approuver les éléments de l'enquête d'un sinistre, d'une estimation des dommages ou de la négociation d'un règlement, consigner cette approbation au dossier client, accompagner et assister le stagiaire lors de la présentation de ces éléments à l'assuré et peut être assisté par le stagiaire lors de la négociation du règlement.

Quelles sont les obligations et responsabilités du suppléant du superviseur?

Pendant la période probatoire, le suppléant du superviseur a les mêmes obligations que le superviseur. Il est responsable de tous les actes professionnels posés par le stagiaire pour une période de temps précise en l’absence d’un superviseur reconnu par l’Autorité.

Que doit contenir le dossier du stagiaire constitué par le superviseur?

Le superviseur doit constituer un dossier pour chacun des stagiaires qui vient démontrer la qualité de l’encadrement offert par le superviseur et le cabinet. Ce dossier doit contenir :

  • La liste des tâches réalisées par le stagiaire;
  • Le résumé des rencontres avec le stagiaire;
  • Les annotations démontrant la progression de ses apprentissages durant la période probatoire;
  • La liste des dossiers traités par le stagiaire;
  • En assurance collective de personnes, les études de cas réalisés par le stagiaire;
  • Les justifications et les mesures compensatoires prises au cas où le stagiaire ne puisse exercer l’ensemble des activités réservées aux représentants.

Ce dossier doit être conservé cinq ans par le cabinet.

Le superviseur peut-il prendre des vacances?

Si un stagiaire est encadré par deux superviseurs, l'un d'eux peut prendre des vacances durant la période probatoire. Il n'est pas nécessaire d'en informer l'Autorité puisque le deuxième superviseur prendra la relève auprès du stagiaire. Cependant, puisqu'au moins un superviseur doit en tout temps encadrer le travail du stagiaire, les deux superviseurs ne peuvent prendre de vacances simultanément.

Si un stagiaire est encadré par un seul superviseur, ce dernier peut prendre des vacances durant la période probatoire. Pour ce faire, deux options s'offrent à lui :

  1. Il peut en aviser l'Autorité au moment de transmettre la Demande d'autorisation de période probatoire, de changement de superviseur et de prolongation du certificat probatoire en remplissant les parties 6.1 (Superviseur 1) et 6.3 (Suppléant du superviseur 1).
     
  2. Il peut aussi aviser l'Autorité une fois la période probatoire débutée, en remplissant à nouveau le formulaire Demande d'autorisation de période probatoire, de changement de superviseur et de prolongation du certificat probatoire et en indiquant à la partie 6.1 les dates de vacances prévues (Superviseur 1).

    L’Autorité doit recevoir ces documents au moins 10 jours ouvrables avant le début prévu des vacances du superviseur. Dans ce cas, les frais requis devront également être acquittés. La demande peut également être faite par les services en ligne de l’Autorité.

Pourquoi la recommandation doit être transmise dans les 10 jours de la fin de la période probatoire?

Le certificat probatoire du stagiaire reste en vigueur pour une période de 30 jours à la fin de la période probatoire pour permettre au stagiaire de déposer sa demande de certificat de représentant le plus rapidement possible. Le superviseur doit donc transmettre la recommandation dans les 10 jours suivant la fin de la période probatoire pour respecter cette échéance.

Comme le délai de 10 jours est une exigence réglementaire, le superviseur s’expose à recevoir un manquement inscrit dans son dossier de supervision s’il ne transmet pas sa recommandation dans le délai imparti. À la suite d’un deuxième manquement, le représentant ne pourra plus agir à titre de superviseur de période probatoire pour une période d’un an à compter de la date du dernier avis.

Si le superviseur est un représentant autonome, il doit en plus approuver la recommandation. Dans les services en ligne de l’Autorité, il doit entrer dans son dossier de représentant autonome et approuver la recommandation par la suite. 

Le suppléant du superviseur peut-il transmettre la recommandation à la fin de la période probatoire?

Comme le suppléant du superviseur encadre le stagiaire pendant une période de temps précise, il ne peut pas transmettre la recommandation à la fin de la période probatoire. Seuls le ou les superviseurs reconnus par l’Autorité pour la période probatoire complète de 6 ou de 12 semaines peuvent transmettre la recommandation à l’Autorité.

Combien de suppléants du superviseur peut-il y avoir pour la période probatoire d’un stagiaire?

Pour la période probatoire d’un stagiaire, chaque superviseur peut avoir un suppléant. Si deux superviseurs encadrent le stagiaire pendant la période probatoire, il pourrait avoir un maximum de deux suppléants du superviseur pour la période probatoire.