La section qui suit présente les questions les plus fréquemment posées par les stagiaires concernant les périodes probatoires.

Quand remplir la déclaration du postulant?

Le stagiaire doit remplir la déclaration du postulant chaque fois que l’employeur procède à une demande d’autorisation de période probatoire ou de modification de période probatoire (incluant la prolongation et le changement de superviseur).

Dans sa déclaration, le stagiaire doit déclarer toute situation de faillite, de culpabilité ou de double emploi qu’il a connue. S’il n’en a pas déclaré au moment de sa demande d’autorisation d’inscription aux examens, le stagiaire doit les déclarer au moment de sa demande d’autorisation de période probatoire.

Une fois les vérifications faites, l’Autorité confirmera par la suite la date de début de la période probatoire ou de la période probatoire modifiée lors de l’envoi du certificat probatoire.

Est-ce que les stagiaires ont un numéro de certificat probatoire?

Non, les stagiaires n’ont pas de numéro de certificat probatoire dans le cadre de leur période probatoire. Ils peuvent utiliser leur numéro de dossier client de l’Autorité pour signer des contrats ou des préavis.

Quelles sont les obligations et responsabilités du stagiaire?

Pendant la période probatoire, le stagiaire est dans l'obligation notamment de :

  • Se présenter au public sous le titre de stagiaire;

  • Se conformer aux lois, aux règlements et aux codes de déontologie qui encadrent la profession de représentant;

  • Aviser l'Autorité de toute modification à un renseignement ou à un document qu'il lui a fourni dans les cinq jours de cette modification, lorsque celle-ci survient pendant la période probatoire;

  • De remettre au client, lors de sa première rencontre, un document telle une carte professionnelle, qui mentionne les éléments d'information prescrit par le Règlement relatif à la délivrance et au renouvellement du certificat de représentant Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre soit :
    • Son nom;
    • L'adresse, le numéro de téléphone de son lieu de travail et son adresse électronique, le cas échéant;
    • Les disciplines ou catégories de discipline dans lesquelles il est autorisé à agir;
    • Le nom du cabinet, de la société autonome ou du représentant autonome pour le compte duquel il agit;
    • Le titre de stagiaire;
    • Si le stagiaire traite à distance avec le client, il doit lui communiquer ces éléments d’information au téléphone, et transmettre sa carte professionnelle, lors du premier envoi d’autres documents; 
  • Ne pas se trouver dans l'une des situations visées par l'article 56 du Règlement relatif à la délivrance et au renouvellement du certificat de représentant Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. C'est-à-dire :
    • Faire l’objet d’une sanction d’un comité de discipline imposé par la Chambre de l’assurance de dommage, de la Chambre de la sécurité financière ou de l’Organisme d’autorégulation du courtage immobilier du Québec ou par le Conseil de discipline d’un ordre professionnel;
    • Être en défaut d’avoir payé des amendes et les dépens en suspend imposés par une sanction disciplinaire;
    • Être en défaut d’avoir payé une amende reliée à une infraction à la Loi sur la distribution de produits et de services financiers, de la Loi sur les intermédiaires de marché de la Loi sur les valeurs mobilières ou de la Loi sur le courtage immobilier;
    • Être en défaut d’acquitter les droits et les frais exigibles prévus au Règlement sur les droits, les cotisations et les frais exigibles. 

Quels sont les actes professionnels autorisés pendant la période probatoire?

Le stagiaire peut, sous supervision, poser les actes professionnels propres à la discipline ou à la catégorie de discipline autorisée par le certificat probatoire.

Durant toute la durée de validité du certificat probatoire, le nom du stagiaire figure au registre public de l’Autorité. Ce registre confirme aux consommateurs que le postulant est autorisé à exercer des activités de stagiaire. Si la validité du certificat probatoire était prolongée ou écourtée, l’information serait automatiquement mise à jour dans le registre public. 

Pour la discipline de l'assurance de personnes ou de l'assurance collective de personnes :
Le stagiaire peut procéder à la cueillette des informations, analyser les besoins et suggérer à son superviseur les produits ou services qui peuvent être adaptés aux besoins du client, avant de les proposer et de les vendre au client.

Pour la catégorie de discipline de l'assurance de dommages des particuliers :
Le stagiaire peut procéder à la cueillette des informations, proposer et vendre au client les produits, couvertures ou garanties adaptés à ses besoins.

Pour la catégorie de discipline de l'assurance de dommages des entreprises :
Le stagiaire peut procéder à la cueillette des informations et suggérer à son superviseur les produits, couvertures ou garanties qui peuvent être adaptés aux besoins du client, avant de les proposer et de les vendre au client.

Pour la discipline de l'expertise en règlement de sinistres :
Le stagiaire peut procéder à la cueillette des informations, suggérer à son superviseur les éléments de l'enquête d'un sinistre, de l'estimation des dommages ou de la négociation d'un règlement, présenter à l'assuré les éléments de la négociation d'un règlement une fois qu'ils sont approuvés par le superviseur et assister ce dernier lors de la négociation du règlement.

Un stagiaire peut-il prendre des vacances?

La période probatoire de 12 semaines elle peut s’échelonner sur une période d’au plus 14 semaines. Le stagiaire pourrait prendre un maximum de deux semaines de vacances pendant cette période.

La période probatoire de 6 semaines peut s’échelonner sur une période d’au plus 7 semaines. Cette disposition permet au stagiaire de prendre une semaine de vacances.

Si le stagiaire n’a pas informé l’Autorité au moment de présenter sa demande de certificat probatoire, il doit remplir la Demande de modification de période probatoire (papier) et la transmettre à l’Autorité avant le début des vacances. Elle doit être accompagnée des frais requis. Cette demande ne peut pas être faite par le biais des services en ligne. 

Lorsque la période probatoire est terminée, quand le stagiaire recevra-t-il son certificat de représentant?

À la fin de la période probatoire, il y a une période administrative de 30 jours pendant laquelle le certificat probatoire reste valide. Pendant cette période, le superviseur a 10 jours pour soumettre sa recommandation à l’Autorité. La recommandation doit être approuvée par l’employeur.

Le stagiaire peut ensuite faire une demande de certificat de représentant auprès de l’Autorité. Si la demande de certificat est déposée pendant cette période de 30 jours, le certificat restera valide 15 jours de plus.

Le stagiaire est-il obligé de faire 28 heures minimum durant la période administrative de 30 jours? Le superviseur doit-il continuer à superviser le stagiaire?

Pendant la période administrative de 30 jours, le stagiaire n’est plus obligé de faire un minimum de 28 heures par semaine. Toutefois, comme il n’a pas encore reçu son certificat de représentant délivré par l’Autorité, le superviseur doit continuer d’encadrer le stagiaire pendant cette période et de contresigner le travail qu’il fait.

Est-il possible de changer de superviseur pendant la période administrative de 30 jours?

Il est possible de changer de superviseur pendant la période administrative par les services en ligne de l'Autorité ou par la poste en remplissant le formulaire Demande d'autorisation de période probatoire de changement de superviseur et de prolongation du certificat probatoire (pdf - 223 Ko)Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre et en payant les frais requis. Le nouveau superviseur doit satisfaire toutes les exigences réglementaires et être approuvé par l'Autorité avant de commencer à superviser le stagiaire.

Est-ce que le stagiaire peut changer d’employeur durant la période administrative de 30 jours?

Il est possible de changer d’employeur pendant la période administrative. Le stagiaire doit d’abord mettre fin à la période probatoire en utilisant les services en ligne de l’Autorité ou le formulaire Demande d'annulation ou d’interruption de période probatoire. Le stagiaire doit remplir une demande de certificat et inscrire le nom du nouvel employeur dans sa demande.

Un stagiaire ne pourra agir à titre de représentant pour le nouvel employeur tant qu’il n’aura pas reçu son certificat de représentant.